Plan de Continuidad de Negocio: Qué es y Cómo Hacerlo

La realidad cotidiana de las empresas está llena de imprevistos, eventos disruptivos, crisis, problemas, etc. De hecho, cuando apenas se está solucionando una situación de este tipo, en cuestión de segundos puede surgir otra y así sucesivamente.

Por ello, no hay que huir de estos escenarios. Más bien, se trata de pensar en estrategias y acciones que permitan enfrentarlos y solucionarlos con efectividad.

En ese sentido, una herramienta que ayuda a hacer frente a estas contingencias de forma efectiva y rápida, es el plan de continuidad del negocio. Este plan permite, básicamente, solucionar problemas y volver a la normalidad rápidamente.

A continuación, te explicaremos qué es un plan de continuidad del negocio, cómo hacerlo y por qué es tan importante tener uno, que permita sostener la operatividad de tu empresa, ante cualquier situación adversa.

¿Qué es un plan de continuidad del negocio?

Un plan de continuidad del negocio, es un documento estratégico que describe el paso a paso de cómo seguirá funcionando una empresa, durante una interrupción imprevista de sus operaciones.

Se trata de un plan integral, que contiene contingencias para todos los procesos del negocio, desde activos, recursos humanos y socios comerciales, hasta proveedores, clientes y líderes de departamentos, entre otros.

En otro orden de ideas, el plan de continuidad del negocio, es un plan que incluye una posible solución a todos los aspectos de la organización que pueden verse afectados por una crisis.

Cabe destacar que este documento, incluye diversos tipos de planes de contingencia. Desde ciberataques, crisis de reputación, y errores operacionales, hasta desastres naturales, pandemias o cualquier escenario que ponga en riesgo el correcto funcionamiento de la empresa.

En general, el plan de continuidad del negocio, suele contener una lista de comprobación que incluye los suministros, equipos, copias de seguridad de datos importantes, y las ubicaciones de estas copias de seguridad.

También, puede identificar cuáles serán los administradores de los planes de contingencia, los líderes, y la información de contacto para personal de emergencia, y personal clave, entre otros.

Importancia del plan de continuidad de un negocio

¿Cuál crees sería el impacto de un negocio si por un evento disruptivo, sus procesos y servicios dejaran de funcionar?, ¿qué ocurriría se perdiera clientes?, ¿cuál crees sería el impacto financiero si tiene una plantilla de colaboradores inactiva durante una contingencia?

Todos estos y muchos otros escenarios se pueden anticipar con un plan de continuidad del negocio. Este tipo de documento es de vital importancia porque:

• Permite tener un conocimiento real de los recursos con que cuenta la empresa, así como sus procesos, riesgos y vulnerabilidades.
• Ayuda a que la toma de decisiones sea un proceso ágil y asertivo en los momentos críticos.
• Contribuye a minimizar las pérdidas de la empresa ante una situación de contingencia.
• Establece una prioridad efectiva en la protección de activos después de la crisis. En ese sentido, se procede a recuperar los activos más importantes primero y de forma progresiva, el resto.
• Protege la reputación de marca y proporciona una gran ventaja frente a la competencia, debido a su recuperación rápida y efectiva.
• Anticipa el impacto negativo de los procesos comerciales, regulatorios, financieros y operativos de la empresa.
• Ayuda a reducir las consecuencias negativas en los casos de ciberataques, pérdidas de datos o fallas tecnológicas.
• En los casos en donde se presentan incidentes graves, permite mantener el nivel de servicio con algunos límites definidos.

Cómo hacer un plan de continuidad para mi negocio en 7 pasos

• Establecer un propósito, el alcance y los objetivos del plan

Es necesario concretar las acciones que ayuden a establecer la normalidad luego de la crisis. Para lograrlo, se deben definir uno o varios propósitos claros, dar prioridad a los procesos más importantes, identificar el alcance del plan, y finalmente, los objetivos.

• Precisar roles y repartir responsabilidades

El siguiente paso es detallar y describir puntualmente, los distintos roles y sus respectivas responsabilidades dentro de la crisis. Acá lo importante es definir cuáles serán los colaboradores que formarán parte de un “comité de crisis”, quienes, entre otras funciones, tendrán la de tomar decisiones adecuadas frente a distintos sucesos.

• Anticipar posibles escenarios

El tercer paso para hacer un plan de continuidad del negocio, es anticipar un máximo de posibles escenarios que afectarían la actividad usual de la empresa. Incendios, accidentes laborales, pandemias, huelgas, terremotos, ataques terroristas, ciberataques, todos los escenarios que pudieran suceder, deben ser incluidos en el plan.

Esta parte es la más importante del documento, y por lo general, la más larga, ya que, mientras más escenarios se logren definir, mejor será el diseño de respuestas y de planes de contingencia.

• Definir respuestas ante cada posible escenario

Esta etapa es una sucesión del punto anterior. Básicamente, aquí se debe puntualizar cómo podría actuar la empresa ante cualquier posible escenario, definiendo planes de acción, respuestas ante cada crisis, etc. Al tener toda esta información documentada y especificada, será mucho más fácil actuar de forma efectiva ante estos escenarios.

• Detallar las acciones que se llevarán a cabo para recuperar la normalidad

Acá, es el turno ahora de detallar las acciones que se ejecutarán para recuperar la normalidad después de la crisis. En este paso, es cuando cada colaborador actuará de acuerdo al rol y a la responsabilidad asignada.

• ¿Cuáles recursos serán necesarios para ejecutar el plan de continuidad del negocio?

Es simplemente, determinar todos los recursos que serán necesarios para que el plan pueda llevarse a cabo exitosamente, y si hay necesidad de incluir otros recursos adicionales.

• ¿Cuál será el origen de los recursos necesarios?

En este punto debe especificarse el origen de los recursos necesarios, así como los proveedores que apoyarán para que el plan de continuidad del negocio se cumpla.

Ejemplos de un plan de continuidad del negocio

Este es un resumen de los puntos especificados en un plan de continuidad de un negocio, dedicado a la producción de sardinas enlatadas. Este plan es de la contingencia de la pandemia en 2020:

• Evaluación COVID-19: perfil de alto riesgo

• Productos clave: diferentes tipos de sardinas en conserva

Objetivos:

• Maximizar la seguridad física y emocional de los trabajadores
• Reanudar las operaciones lo antes posible tras las interrupciones
• Asegúrese de que los productos clave sean resistentes a las interrupciones asociadas a la COVID-19
• Salvaguardar la cadena de suministro

Impacto potencial:

• Trabajadores que caen enfermos (propietarios/proveedores/servicios de apoyo)
• Las restricciones gubernamentales a la libertad de circulación podrían afectar a la capacidad del propietario (y de los proveedores) para ir a trabajar.

Listas de contactos:

• Números de contacto de las autoridades y terceros (policía, servicios de emergencia, bomberos, hospitales más cercanos, compañía de seguros)
• Lista de trabajadores, sus cargos y datos de contacto (teléfono móvil y dirección de correo electrónico).
• Métodos de comunicación para conectar con los trabajadores durante la crisis de COVID-19 (Facebook, WhatsApp, etc.)

Actualizaciones:

• Revisar el plan de continuidad del negocio cada semana para mejorar su eficacia
• Actualizar las evaluaciones de riesgo, las estrategias de continuidad de la actividad y otros procedimientos
• Garantizar la mejora continua de todos los procesos incluidos en el plan de continuidad de la actividad.

Estos fueron los aspectos más importantes sobre el plan de continuidad del negocio. Si todavía no has iniciado del de tu empresa, considera los puntos antes mencionados y asegúrate de hacer un plan de continuidad que garantice la operatividad de tu negocio, en escenarios adversos.