Evidentemente, a ningún dueño de negocio, emprendedor, o líder, le agrada la idea de invertir tiempo y recursos, pensando en escenarios que podrían salir mal, con consecuencias negativas.
Sin embargo, cuando se trata de la vida de un negocio, la gestión y prevención de riesgos es más que necesaria, para garantizar el buen funcionamiento empresarial, en circunstancias adversas.
Por ese motivo, se menciona al plan de contingencia de una empresa, como un elemento fundamental en el plan de negocios. Si quieres conocer cómo hacer uno, y algunos ejemplos, sigue leyendo.
A continuación, desarrollaremos puntos importantes que te ayudarán a construir el plan de contingencia de una empresa.
¿Qué vamos a ver?
Qué es el plan de contingencia de una empresa
El plan de contingencia de una empresa, es un conjunto de normas y medidas que se establecen a nivel estratégico, operativo, organizacional y de personal, en caso de que se presente un escenario imprevisto, o una situación inesperada que vulnere la continuidad de los procesos de la empresa.
Por supuesto, hay gran cantidad de situaciones y escenarios a los que es imposible anticiparse. No obstante, ese no es el objetivo principal del plan de contingencia de una empresa.
En su lugar, se enfoca en aquellas amenazas que están más cercanas a la empresa, ya sea de naturaleza ambiental, como inundaciones, tornados, sequías, sismos, etc; de índole global, como pandemias; o de carácter operativo, como crisis con proveedores, escasez de materias primas, fallas eléctricas o en fábricas, entre otros.
También se toman en cuenta crisis ocasionadas por errores de algún miembro de la empresa, y que podrían poner en riesgo la reputación o credibilidad de la marca, empresa, producto o servicio.
Cómo elaborar un plan de contingencia en una empresa
Para diseñar el plan de contingencia de una empresa de forma efectiva, se recomienda:
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Evaluación de riesgos
Esta primera etapa del plan de contingencia de una empresa, es una de las más importantes. En efecto, es donde reposa el centro de todo el plan.
Es decir, en la etapa de evaluación de riesgos, se incluyen todos los riesgos, desde los más habituales, hasta aquellos más imprevistos.
Entonces, para desarrollar eficazmente esta etapa, debes considerar: todos los escenarios posibles de riesgo, como desastres naturales, escasez de materia prima, fallas en sistemas o herramientas importantes, crisis de relaciones públicas, contingencias globales como pandemias, etc.
Luego debes priorizar aquellos procesos que deben seguir funcionando, a pesar de atravesar cualquier crisis para cumplir con los clientes, proveedores, inversionistas y colaboradores.
Acto seguido, debes hacer un inventario de los recursos necesarios y existentes para enfrentar las crisis. Por ejemplo, herramientas, sistemas, recursos financieros, estrategias empresariales que ya existen, personal de contingencia, etc. La intención, es identificar lo que podría hacer falta a la hora de ejecutar el plan de contingencia.
Por último, organiza un comité especial, o un equipo de personas que podrían tomar un papel de liderazgo. De esta forma, evalúas a los colaboradores ideales para dirigir el plan de contingencia y a otros que estén preparados para tomar distintos roles dentro de la ejecución del plan.
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Planifica toda la estrategia
Con la información recopilada en la primera etapa, puedes ahora comenzar a identificar distintas estrategias eficaces, que puedan garantizar la continuidad de los procesos de la empresa durante las situaciones de emergencia.
El objetivo es medir la capacidad de la empresa para enfrentar cualquier situación de crisis, evaluar si hay un fondo de emergencia, y las herramientas que requieres para ejecutar las acciones del plan.
Con toda esta información, puedes saber si una determinada estrategia es más efectiva que otra, y definir aquellas que son más adecuadas para el equipo de colaboradores con el que cuentas.
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Difunde el plan de contingencia con todo el personal
La intención es que el plan de contingencia de una empresa sea conocido por todos los que conforman la compañía, y no solo por un grupo de personas. Recuerda, las estrategias funcionarán a medida que todos los miembros de la organización participen de forma más activa.
También, en esta parte es cuando comienzas a repartir los roles que tendrán los colaboradores que identificaste, como líderes dentro del plan. Por ejemplo, asignas a algunos la responsabilidad de contener situaciones dentro de la empresa, mientras que otro grupo será el encargado de gestionar la relación con los clientes, etc.
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Revisa el plan, ajusta lo necesario y actualízalo constantemente
El objetivo no es hacer el plan y que nunca más lo revises ni actualices. Al contrario, el plan de contingencia de una empresa, es un documento flexible y ajustable durante el transcurso del tiempo.
Por ejemplo, cualquier cambio de operaciones, administración de personal, o de procesos, necesitará que ajustes el plan.
Además, no se sabe a ciencia cierta que otros riesgos puedan surgir, en los que evidentemente hay que estar preparados.
Empresas que aplican un plan de contingencia
Básicamente, todas las empresas actuales cuentan con un plan de contingencia. En efecto, es difícil imaginar que alguna no tenga un documento de este tipo.
Por ello, algunas de las empresas más grandes de la actualidad, aplican un plan de contingencia:
- Samsung
- Amazon
- Netflix
- Apple
- Visa
- Coca-Cola
- Pepsi
- Entre muchas otras.
De hecho, el ejemplo más reciente, es el aplicado en la pandemia. Cada una de estas empresas ejecutó su propio plan de contingencia para enfrentar esta situación que afectó a todo el mundo.
Algunas salieron más airosas que otras, pero en general, gracias a la ejecución del plan de contingencia, los efectos y consecuencias de la pandemia pudieron sobrellevarse.
Ejemplos de un plan de contingencia en una empresa
Veamos el ejemplo de un plan de contingencia de una empresa contable:
El escenario de emergencia podría ser un ataque cibernético que puso en riesgo la base de datos de la compañía.
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Análisis de su impacto
Los clientes podrían perder sus datos confidenciales como contraseñas, números de tarjetas de crédito, etc.
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Medidas
Los técnicos de la empresa buscarán posibles infiltraciones de virus informáticos y ataques a la privacidad de los clientes. También se deben encontrar opciones de servicio antivirus que mantengan la seguridad durante el ataque.
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Recursos J
Técnicos que estén capacitados en informática y ataques cibernéticos. Además, se debe brindar las herramientas adecuadas para que puedan atender la contingencia.
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Protocolos y responsables
Acá es cuando se ejecutan las estrategias del plan, y cómo debe ser un protocolo de actuación ante una situación de este tipo. También, se identifican los líderes que apoyarán durante la emergencia.
En conclusión, la pandemia dejó como aprendizaje que el plan de contingencia de una empresa es requisito obligatorio dentro de las estrategias de negocio. El objetivo es resguardar los procesos de la empresa y reducir el impacto negativo, ante cualquier evento imprevisto.
