Qué es un manual de procesos de una empresa

Dentro del ámbito empresarial, existen momentos en donde los colaboradores presentan dudas con respecto a algunos procesos dentro de la organización.

¿Qué hago ahora?

¿Cómo podría resolver esta inquietud?

Son algunos de los cuestionamientos que pudieran surgir en determinadas ocasiones.

Ante una situación de este tipo, lo mejor es contar con un documento que resuelva cualquier duda de los colaboradores de forma rápida y eficiente. A dicho documento, se le conoce como el manual de procesos de una empresa.

Esta herramienta, debe tener información sobre cómo se deben hacer los procesos en una empresa, para permitir un correcto flujo de trabajo a través de la estandarización de procesos.

Se trata pues, de un documento sumamente importante, porque contiene políticas, normas y procedimientos que reflejan la visión, valores y cultura de la organización. Si todavía no tienes uno en tu empresa, es momento de estructurarlo, conociendo los aspectos que desarrollaremos a continuación.

¿Qué es un manual de procesos de una empresa?

Un manual de procesos de una empresa, también conocido como el manual de procedimientos, es un documento que permite a la empresa tener un funcionamiento de sus procesos de forma correcta y eficiente.

En esta herramienta se establecen las normas, políticas, reglamentos, sanciones y todo lo inherente a la buena gestión de una organización.

Por consiguiente, el manual de procesos de una empresa, debe estar redactado en un lenguaje específico, sencillo, determinado, conciso y lógico. Además, debe establecer todos los procesos de la empresa, de forma entendible y aplicable para los colaboradores.

Ahora bien, si hay un aspecto que define qué es un manual de procesos de una empresa es la flexibilidad. El motivo, es que este documento debe obligatoriamente ser flexible por si en determinado momento, se debe ajustar de acuerdo a contexto especial o a nuevas políticas que surgen en la compañía.

Cabe destacar que el manual de procesos de una empresa, es una guía rápida que será leída por todo el personal de la empresa. Desde aquellos nuevos colaboradores que integran la compañía, hasta los que ya tienen tiempo como parte de su nómina.

Esto hace que dicho documento, deba tener una comunicación fluida y completa, que comprenda misión, visión, valores, políticas, normativas, estrategias, principios, objetivos y funciones, entre otros elementos.

Funciones de un manual de procesos de una empresa

Dentro de las funciones más importantes de un manual de procesos de una empresa, destacan:

• Establecimiento claro de metas y objetivos.
• Definición de políticas, normativas, guías, procedimientos y estrategias.
• Evaluación del sistema y los procesos de la organización.
• Las limitaciones de la autoridad y responsabilidad de cada colaborador.
• Establecer normas de protección, gestión y administración de los recursos.
• Aplicación de un sistema de méritos, recompensas y sanciones para la administración de los colaboradores.
• Generación de recomendaciones.
• Creación de sistemas de información eficientes.
• Establecimiento de procedimientos y normas.
• Institución de los métodos de control, monitoreo y evaluación de gestión.
• Establecimiento de programas de inducción, capacitación y formación de personal.
• Definición de sistemas de normas, pasos y trámites de procedimientos.

Por otro lado, si una empresa no cuenta con un manual de procesos, corre el riesgo de que:

• Exista confusión en las responsabilidades de cada colaborador.
• No hayan reglas ni estatutos.
• No exista un control eficiente de las actividades y procesos.
• No habrá un procedimiento establecido.
• Anarquía total en toda la organización con grandes probabilidades de fracaso y quiebre absoluto.

Por consiguiente, es fundamental contar con un manual de procesos de una empresa, para promover el crecimiento, la rentabilidad y el éxito organizacional.

Ventajas de un manual de procesos de una empresa

El manual de procesos de una empresa es una herramienta útil para cualquier organización, sin importar su tamaño o el sector al que pertenece.

Algunas de las ventajas de tener un manual de procesos son:

1. Ahorra tiempo

El manual de procesos de una empresa es un documento referencia para acudir de forma rápida, ante cualquier inquietud o duda sobre uno o varios procedimientos. Como resultado, se ahorra tiempo en cuanto a resolución de inconvenientes o barreras empresariales.

Además, a la hora de capacitar a los colaboradores, el manual de procesos brinda eficacia para el entendimiento y aplicación de normas.

2. Optimiza el control interno

Esta guía favorece y optimiza el control interno de todos los procesos de las empresas, con la intención de identificar posibles irregularidades, errores o dificultades que desencadenan crisis o escenarios adversos.

También ayuda a tomar decisiones eficaces y prevenir cualquier obstáculo que se presente en el camino.

Para ello te recomiendo mirar nuestro artículo: 5 ejemplos de Control Interno de una Empresa

3. Optimiza los procesos

Esta es, quizás, la ventaja más obvia de los manuales de procesos de una empresa. Este documento permite a las empresas, comprender todo el desarrollo de cada uno de los procesos que se llevan a cabo dentro de las organizaciones, para identificar cuándo y cómo hacerlos más eficientes.

4. Optimiza la comunicación estratégica

En sí, el manual de procesos de una empresa, es un documento de comunicación que informa sobre cada uno de los estándares de calidad, y, por ende, evita cualquier tipo de distorsión de la información que se maneja dentro de la compañía.

Esto hace que los procesos sean más ágiles y que el manejo de la comunicación estratégica sea más directo, sin necesidad de intermediarios, y solamente con los involucrados necesarios.

5. Delimita eficientemente la responsabilidad de cada colaborador

El manual de procesos de una empresa, ayuda a delimitar clara y específicamente, las responsabilidades inherentes a cada colaborador, y al cargo que ocupa.

También, ante cualquier momento de crisis, ayuda a identificar los pasos a seguir para dar solución al mismo y a las tareas que debe hacer cada colaborador, para que en conjunto y cada quién desde sus funciones, ayuden a la empresa a salir de las crisis y problemas.

En suma, conocer a ciencia cierta qué es un manual de procesos de una empresa, permite tener un mejor control y monitoreo de los procesos de las empresas, para conducirlas al éxito organizacional.

Lo fundamental, es elegir el mejor formato que se adapte a las necesidades de cada organización, y comenzar a desarrollar el manual de procesos cuanto antes, para garantizar su eficacia y correcta ejecución de sus procedimientos.