Para que una empresa tenga un funcionamiento 100% efectivo, deben reforzarse diversos aspectos dentro de sus procesos. Evidentemente, uno de los más importantes, es la comunicación.
Una comunicación eficaz, clara, concisa y positiva, no solamente contribuye a que la maquinaria de la compañía funcione como debe ser y a toda marcha. Además, influye notablemente en la productividad, en el cumplimiento de metas e incluso, en el éxito comercial.
Ahora bien, ¿cómo resolver problemas de comunicación en las empresas? ¿Cuáles son las estrategias a seguir? En este artículo, explicaremos más sobre este importante tema.
¿Qué vamos a ver?
Caso práctico de problemas de comunicación en una empresa
Para entender cómo solucionar problemas de comunicación en una empresa, es necesario ver casos prácticos como este, que reflejan lo que podría suceder, en situaciones de este tipo:
En el año 2012, sucedió una de las crisis de marca más relevantes, en cuanto a comunicación se refiere.
Para ese año, la marca Heineken celebró su aniversario 140. Dentro de sus estrategias de conmemoración, estaba un concurso en donde se invitaba a las personas a proponer nuevos diseños en la botella de Heineken.
¿Qué sucedió? Las reglas del concurso no fueron lo suficientemente explícitas en cuanto a los derechos de autor sobre los diseños y, en consecuencia, se produjo una crisis de marca.
De hecho, en vista de lo ambiguo de las comunicaciones sobre las reglas del concurso, muchos participantes condenaron y criticaron a la marca, tildándola de abusiva, incoherente y confusa.
¿El resultado? Una gran campaña de desprestigio por parte de los participantes, en donde la marca Heineken se vio sumamente afectada.
¿El aprendizaje? Establecer una comunicación clara desde el inicio, para evitar crisis comunicacionales que afecten la reputación de marca y la imagen de la empresa.
Ejemplos de problemas de comunicación en una empresa
Son numerosos los ejemplos que reflejan problemas de comunicación en una empresa. Sin embargo, los más comunes incluyen:
Canales de comunicación confusos con los gerentes y líderes de la empresa
Si los colaboradores no pueden comunicarse con facilidad con la gerencia y con los líderes de los departamentos, en consecuencia, será difícil que se haga un seguimiento de sus tareas.
Es decir, por parte de los colaboradores, no habrá una claridad sobre sus funciones. Y por parte de la gerencia, no existirá una forma clara de explicar inquietudes, aclarar dudas y medir resultados.
Por consiguiente, y a pesar de sus consecuencias, este tipo de situaciones es un vivo ejemplo, de problemas de comunicación en muchas empresas hoy en día.
Envío constante de información irrelevante
A veces sucede que, tanto gerentes como colaboradores, se envían mensajes entre sí bastante irrelevantes y que poco tienen que ver con las funciones y tareas cotidianas de la empresa.
En consecuencia, se entorpece la comunicación efectiva y se pierde tiempo en procesar mensajes que poco aportan al logro de resultados. Este tipo de problemas es real y es recurrente en muchas empresas actuales.
Inexistencia de plataformas de comunicación efectivas
Este es otro ejemplo común, que refleja los problemas de comunicación en una empresa. La clave para una comunicación efectiva, es contar con las plataformas adecuadas para difundir los mensajes.
Por ejemplo, intranet, correos corporativos, buzón de sugerencias, chats privados entre los departamentos, son algunas de las plataformas que fomentan una buena comunicación.
Sin embargo, si una empresa no cuenta con una intranet, o al menos, con un correo corporativo, muy posiblemente tendrá problemas de comunicación, que terminarán por afectar sus procesos y logro de objetivos.
¿Cómo mejorar la comunicación en una empresa?
Para mejorar la comunicación en una empresa se recomienda:
Establecer vías de comunicación
Parece algo obvio, pero en donde sorpresivamente, la mayoría de las empresas fracasa. Si no se establecen plataformas, vías de comunicación y herramientas adecuadas, el mensaje entre colaboradores será confuso, y podría afectar incluso, el clima y entorno laboral.
Otro punto importante, es que además de establecer vías de comunicación, velar por su correcta utilización. Es decir, que, por ejemplo, la intranet se utilice para fines informativos, los chats entre departamentos para aclarar dudas, y que los correos corporativos se usen para difundir información clara e inherente a la empresa.
En todo momento, se debe evitar usar estas vías de comunicación, para difundir mensajes personales, comentarios sin fundamento, o información que no tiene que ver con el aspecto laboral.
Diseñar un manual de comunicación
En este manual, se deben contemplar ciertas normas a seguir, para preservar la buena comunicación dentro de las empresas.
Por ejemplo, establecer las vías de comunicación adecuadas dependiendo del tipo de mensaje a difundir, la forma en que se deben abordar algunas situaciones, e incluso, un plan comunicacional, a la hora de enfrentar una posible crisis.
También puede ser interesante manejar un manual de procesos para mejorar la comunicación.
Velar por la información veraz y oportuna
Muchos de los problemas de comunicación en una empresa, suceden por la divulgación de información sin base, a manera de chismes y rumores.
Por lo tanto, los líderes de departamentos, gerentes y por supuesto, los mismos colaboradores, deben velar por la información real y oportuna en todo momento. Evitar hacer eco de rumores sin base y también, no emitir opiniones que puedan vulnerar la comunicación efectiva.
Fomentar la empatía y el respeto
La intención es comunicarse siempre con empatía, respeto y pensando en la otra persona. Sobre todo, si se trata de mensajes difíciles de comunicar, o situaciones en donde se debe corregir el desempeño de otro colaborador.
En pocas palabras, se trata de comunicarse lo mejor posible, apostando por la armonía, el entendimiento y por supuesto, el respeto y la claridad del mensaje.
Hacer dinámicas para fortalecer la comunicación
Las dinámicas de grupo, ayudan a fortalecer la comunicación entre colaboradores, el trabajo en equipo, la motivación y la participación. Por supuesto, estas dinámicas deben ser lo más cómodas posibles para que participen todos los colaboradores.
Estos fueron algunos de los aspectos a tener en cuenta, a la hora de resolver problemas de comunicación en una empresa. Por supuesto, hay que ajustarlos a cada caso, para que puedan aprovecharse y con esto, contribuir a la comunicación efectiva, dentro de las empresas.
