Mantener el orden dentro de un negocio implica de diferentes procesos que controlen y garanticen su operatividad.
Uno de estos procesos es el control de inventario, el cual te permite tener conocimiento sobre toda la mercancía e insumos disponibles.
Existen diversas técnicas y métodos que puedes aplicar según las características y necesidades de cada empresa. Todo va a depender del tipo de negocio y estrategia que creas es la más adecuada en tu caso.
¿Qué vamos a ver?
Técnicas de control de inventario
Si quieres que tu negocio mantenga la fluidez en sus procesos de producción, entonces debes comenzar a aplicar técnicas de control de inventario realmente efectivas.
Estas técnicas te servirán para administrar y valorar las existencias de productos en el almacén. Algunos de los métodos más comunes son:
Sistema ABC
Con esta técnica, puedes definir la importancia de los productos con base en la cantidad y el valor que representan. Usualmente, se utilizan 3 categorías:
- Artículos clase A: Suelen ser alrededor de un 20% del total del inventario; sin embargo, su valor llega a ser hasta el 80% del mismo. Tienden a tener una baja frecuencia de ventas.
- Artículos clase B: Representan el 40% del total de los artículos y rondan el 15% del valor total del mismo. Suelen contar con una frecuencia de ventas moderada.
- Artículos clase C: Son el 40% restante de los artículos. Representan el inventario menos costoso, con cerca de un 5% de su valor, y suelen contar con una alta frecuencia de ventas.
Al hacer este tipo de clasificación, puedes identificar fácilmente qué productos merecen mayor o menor atención. El inventario con mayor impacto financiero requerirá los mayores esfuerzos en su gestión. Recuerda que los porcentajes del sistema ABC son únicamente una guía y pueden variar según las características de cada empresa.
CEP o EOQ
La técnica CEP – Cantidad Económica de Pedido o EOQ: Economic Order Quantity, es un método de control de inventario con el que puedes determinar la cantidad óptima de productos que debes solicitar en cada pedido.
El objetivo del CEP o EOQ es encontrar el punto de equilibrio entre los costos de pedido y los costos de mantenimiento, de tal forma que se minimice el costo total.
Punto de reorden
El punto de reorden es un método de control de inventario con el que puedes determinar el nivel mínimo de existencias que debe haber en el almacén para hacer un nuevo pedido, de tal forma que se evite el desabastecimiento y se mantenga un nivel de servicio adecuado.
El punto de reorden depende de dos factores:
- El tiempo de entrega: Es el tiempo que transcurre desde que se realiza el pedido hasta que se recibe en el almacén. Este tiempo puede variar según la disponibilidad del proveedor, la distancia, el transporte, etc.
- La demanda durante el tiempo de entrega: Es la cantidad de productos que se espera vender o consumir durante el tiempo de entrega. Esta demanda puede variar según la estacionalidad, la competencia, la promoción, etc.
Control de inventarios justo a tiempo
El control de inventarios justo a tiempo (JIT, por sus siglas en inglés) es un método con el que reduces al mínimo las existencias de productos en el almacén, de tal forma que se sincronice la producción con la demanda y se eliminen los desperdicios y los costos asociados.
Estrategias para llevar el control de tu inventario
Implementar estas técnicas te dará resultados realmente efectivos para mantener en funcionamiento el inventario de tu negocio.
Sin embargo, existen algunas estrategias adicionales que puedes aplicar de forma general para implementar el control de inventario en tu negocio:
- Organiza y complementa toda la información de tus inventarios: debes tener un registro actualizado de todos los productos que tienes en tu almacén, con sus respectivos datos, como código, descripción, cantidad, precio, fecha de compra, fecha de vencimiento, etc. Puedes usar una plantilla de control de inventarios en Excel o un software de facturación electrónica para facilitar este proceso.
- Establece el nivel óptimo de inventario: debes determinar la cantidad mínima y máxima de cada producto que debes tener en tu almacén, según la demanda, el costo, el espacio y el tiempo de reposición. Esto te permitirá evitar el exceso o la escasez de inventario, así como optimizar el flujo de efectivo y el servicio al cliente.
- Realiza un seguimiento de inventario con precisión: debes registrar y supervisar las entradas y salidas de los productos que tienes en tu almacén, mediante un sistema de identificación, como código de barras. Esto te permitirá tener un control más preciso y actualizado del inventario.
- Hacer un conteo físico del inventario periódicamente: debes verificar que la cantidad física de los productos que tienes en tu almacén coincida con la cantidad registrada en tu sistema de control de inventario. Esto te permitirá corregir las posibles discrepancias, así como evaluar el estado y la calidad de los productos.
- Desarrollar un plan logístico amplio e integral: debes definir las estrategias y los procedimientos para el almacenamiento, el transporte, la distribución y la entrega de los productos que tienes en tu almacén. Esto te permitirá mejorar la eficiencia y la seguridad de tu cadena de suministro, así como reducir los costos y los riesgos.
- Llevar a cabo informes de gestión: debes analizar y reportar los datos e indicadores de tu control de inventario, como el valor del inventario, el nivel de rotación, el margen de ganancia, el índice de obsolescencia, el nivel de servicio, etc. Esto te permitirá conocer el desempeño de tu negocio, así como tomar mejores decisiones estratégicas.
Evidentemente, existen diferentes formas de llevar un control de inventario para tu emprendimiento, todo va a depender del tipo de producto, el sector, la competencia, la estacionalidad, etc. Por lo tanto, es importante que adaptes los criterios a las características y objetivos de tu negocio, y que los revises periódicamente para hacer los ajustes necesarios. Si haces esto de forma continua, entonces comenzarás a ver resultados positivos en poco tiempo y de forma permanente.
