Comencemos por el tema del efectivo: qué es, por qué es importante tener efectivo; de dónde proviene, desde el punto de vista de los negocios y del punto de vista de los estados financieros.
¿Qué vamos a ver?
¿Qué es el efectivo?
Desde el punto de vista financiero y en un primer nivel, el efectivo es ese dinero en mano (billetes y monedas) que entra a tu negocio y que, por lo general, guardas en tu tienda o en tu oficina.
En un segundo nivel, efectivo es todo lo que tienes en tu cuenta bancaria. Puede ser una cuenta corriente de cheques, como puede ser una cuenta de ahorro con la puedes transferir rápidamente a tu cuenta corriente y poder utilizar ese dinero.
También se considera efectivo, en un tercer nivel, todo lo que tú puedes convertir en menos de 90 días. A veces tenemos algún tipo de inversiones donde podríamos, si quisiéramos, transformarla en efectivo.
El efectivo básicamente indica la medida de tu liquidez; es decir, la capacidad que tienes para sacar dinero y poder afrontar un pago que tengas que hacer de manera inmediata o relativamente inmediata.
¿Cuáles son las fuentes de efectivo?
Las fuentes de efectivo hacen relación a las formas como puede entrar dinero en una empresa. Hay tres maneras por las que a tu empresa le entra dinero:
- El Efectivo por Operaciones y se refiere a todo el dinero que entra por el trabajo que está haciendo tu empresa, es decir, por la razón de ser de tu empresa. El efectivo por operaciones debe representar la principal entrada de dinero que recibe tu negocio.
- El Efectivo por Inversión que consiste en el dinero que tu negocio recibe por parte de un inversionista, por lo general a cambio de un porcentaje de las acciones de tu empresa.
- El Efectivo por Financiamiento que por lo general se produce cuando un banco te otorga un préstamo y deposita una cantidad de dinero en tu cuenta.
Uno puede tener una gran cantidad de activos, millones y millones en activos, pero si esos activos están en un terreno, en una planta o están en equipos y tú necesitas dinero la semana que viene, no es tan fácil venir y vender un terreno en una semana para poder pagar en efectivo.
¿Por qué es importante que tengamos altos niveles de efectivo?
- Porque te permite a mantener las operaciones de tu empresa.
- Para pagarle a tus empleados para pagar la luz, el agua, el internet…
- Todo lo que hace que la empresa se mueva, que opere, necesitas pagarlo en efectivo.
El efectivo también es necesario para financiar el futuro de la empresa. Si aparece un gran potencial cliente que le interesa tu producto o tu servicio y tu empresa es pequeña, puede que necesites aumentar 10 veces su capacidad y el efectivo necesario para no perder ese gran contrato. Tendrás posiblemente que invertir en maquinaria, en más empleados y también en los embates del mercado como el coronavirus o cambios políticos, o de estrategias de la competencia; además también necesitarás efectivo para repartir dividendos entre los accionistas.
El oxígeno de tu negocio
En fin, más nos vale disponer de suficiente efectivo, incluso guardar una parte para imprevistos, para preservar el oxígeno del que depende nuestro negocio y su permanencia en el futuro.
La proyección de flujo de efectivo
La proyección se hace en una tabla en la que existen tres zonas fundamentales que servirán para indicarte, a medida que ingreses las cantidades correspondientes, las entradas y salidas de efectivo y cuánto le queda a tu negocio, en el período de tiempo que hayas estimado para hacer tu proyección.
La importancia y utilidad de esta tabla es indicarte si vas a tener dinero o no para pagar las cuentas.
La primera zona, la ENTRADA de efectivo
Esta zona se divide en Operaciones, Inversión y Financiamiento; es decir, las tres áreas en las se origina el efectivo que entra a tu negocio. En Operaciones colocarás, mes a mes, la proyección de tus ventas y el porcentaje de pérdida que siempre conllevan esas ventas (comisiones, ventas por tarjetas de crédito y débito, etc.).
En línea de Inversión, aparecen las inversiones que recibe tu negocio y el efectivo proveniente de la venta de activos.
En la línea de financiamiento podemos ver el efectivo que entra por concepto de préstamos que nos conceden las entidades financieras.
La segunda zona, la SALIDA de efectivo
Son varias las causas por las que el efectivo sale de tu negocio. La primera son los gastos de operación que incluyen la Nómina, lo que gastas en salarios de tus empleados; el Alquiler de Oficina, las Utilidades, lo que corresponde a servicios como agua, electricidad, gas, etc., más el internet, y en la línea Otros incluirás papel y tinta para impresoras y gastos de operación por el estilo.
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Seguidamente está lo que gastamos en Mercadeo y aquí agregué un concepto propio que divide este ítem en mercadeo no productivo, que comprende lo que inviertes en una agencia de publicidad y mercadeo productivo que consiste en la pauta que contratas en los medios.
Siempre debes invertir mucho más dinero en la pauta publicitaria (en mercadeo productivo) para que la gente te vea, que en una agencia de publicidad.
Ahora vienen los Gastos de Ventas. Como es lógico tendrás un equipo de vendedores y esas personas ganaran comisiones sobre tus ventas (digamos un 20%) lo cual significará gastos, a los que tendrás que agregar los Gastos de Viaje cada que sea necesario visitar a un cliente o asistir a eventos fuera de tu localidad.
Como podrás ver hasta ahora, una proyección de flujo de efectivo es básicamente un presupuesto que tú haces mes a mes de cuándo el dinero va entrar o salir de tu cuenta bancaria.
Luego tenemos la Creación de Inventario. Si tú vas a vender algo, primero tienes que crearlo. Bien sea que lo compres o lo fabriques en una planta. Si lo fabricas tendrás que pagar materia prima, personal, transporte… y si lo compras habrá que pagarle a tu proveedor. Estos montos impactan inevitablemente en tu estimado de ventas y cada mes tienes sacar efectivo de tu cuenta para que el inventario esté disponible el mes siguiente.
En Inversión y desarrollo, colocarás aquellos gastos que deriven de mejoras de productos, cambio o modificaciones de empaque, materiales y algunas pruebas que necesites hacer con público objetivo.
La siguiente línea de la tabla es Equipos. Todo negocio necesita equipos, por lo que aquí podrás incluir, desde una computadora hasta una impresora y, si se trata de una panadería, pues serán un horno, una cortadora de pan, una amasadora… lo que necesites, dependiendo de tu producto o servicio. Si lo pagas de contado deberá aparecer en el mes en curso, si lo compras con tarjeta de crédito, lo anotarás en el mes siguiente.
Por último, tenemos una línea, en esta zona de salida de efectivo, que llamamos Pago de Deuda, la cual te indicará mes a mes cuánto deberás pagar al banco el préstamo que eventualmente pediste para seguir manteniendo tu negocio.
La tercera zona, el verdadero poder de tu proyección de flujo de efectivo
Esta parte de la tabla es de suma importancia porque es podrás monitorear el estado de tu negocio en dos líneas: el Efectivo Neto del Período que indica la divergencia entre el ingreso y egreso de efectivo en cada mes, y El Flujo de Efectivo que te mostrará, a medida que el efectivo entra y sale, si tus estimaciones son ciertas o no.
Si sale más de lo que entra, las casillas de la línea se pondrán en rojo para indicarte que tu negocio NO va bien; si se mantienen en verde, tu negocio se mantendrá.
Este el verdadero poder de tu proyección de flujo de efectivo, te permite vigilar el presente y anticiparte al futuro de tu negocio, hacer las simulaciones necesarias para evaluar alternativas y tomar las decisiones correctas.
Es una proyección extraordinariamente dinámica que como tal excede el ámbito de este artículo, por lo que te invito a suscribirte para ver mi masterclass “Cómo hacer una proyección de flujo de efectivo, la clave de la supervivencia de tu negocio” y apreciar la tabla en pleno funcionamiento.
