Ajustar las etapas de los procesos dentro de una empresa, para que se parezcan a un modelo en común, eficiente y productivo, es, en definitiva, una de las labores más importantes dentro de una organización.
El motivo, es que, de esta forma, se pueden organizar las rutinas de la compañía eficazmente, mantener la productividad dentro de estándares de excelencia y por supuesto, contribuir a que se logren los objetivos del negocio.
Por ese motivo, estandarizar un proceso de producción es fundamental para el desarrollo de la empresa. Además de los beneficios antes mencionados, también ayuda a la eficiencia de todos los procesos en general y a la reducción de costos.
A continuación, conocerás qué es estandarizar un proceso de producción, cómo saber si hace falta y los pasos para lograr ejecutarlo en función de optimizar todos los procesos de la empresa.
¿Qué vamos a ver?
¿Qué es estandarizar un proceso de producción?
Concepto de estandarizar un proceso de producción: es organizar las distintas tareas, funciones, normativas, enfoques y procedimientos en general de una empresa, para velar por el funcionamiento eficiente de toda la organización y sus departamentos.
Por supuesto, la estandarización incluye también, la formalización y documentación de todos los procesos de la empresa.
Hay que recordar que cada proceso de una empresa, está formado por una entrada o inicio, las etapas de transformación, y una salida o entrega final.
Y en vista de que varios colaboradores intervienen para ejecutar distintas tareas en dichos procesos, es necesario que exista una organización y modelo a seguir para ser acatado por todo el equipo. Y esto, es justo lo que hace la estandarización empresarial.
En otro orden de ideas, la estandarización de los procesos, es básicamente una guía que determina las buenas prácticas y el camino que los colaboradores deben seguir, para lograr los resultados deseados y realizar las entregas pautadas.
En efecto, otra de las grandes ventajas de la estandarización de los procesos de producción, es que permite a la empresa y a todos sus miembros (colaboradores, líderes de departamentos, gerentes, directores) responder a preguntas clave como:
- ¿Cuál es el objetivo de cada proceso?
- ¿Cuál es el punto inicial y final?
- ¿Qué tipo de colaboradores serán responsables de cada etapa de la ejecución?
- ¿Existirá un flujo de trabajo definido con antelación?
- ¿Cuáles serán las secuencias de ejecución?
- ¿Qué tipo de resultados se entregarán al final?
- ¿Cuál es el plazo para finalización?
De esta manera, todos los colaboradores implicados en la estandarización de los procesos de producción, entenderán su rol y las funciones inherentes. Como resultado, tendrán una visión 360º de todas las fases de ejecución.
¿Cómo saber si hace falta estandarizar los procesos de producción?
Si una empresa presenta algunos de estos síntomas, es hora de estandarizar los procesos de producción:
- El producto o servicio final siempre sufre variaciones.
- No existen normas en cuanto a los plazos de entrega, y, por ende, siempre hay retrasos.
- Es difícil identificar cualquier tipo de dato en el sistema.
- Hay carencia de colaboradores responsables, la mayoría procrastina y ejecutan sus tareas con retraso.
- Los colaboradores no tienen claridad en sus funciones ni en sus roles dentro de la empresa.
- La dirección de la empresa tiene dificultades para delegar funciones.
- Los clientes están insatisfechos con la calidad de los productos o servicios que se les ofrece.
- No existe planificación de objetivos ni medición eficaz de resultados. Si los hay, son tareas complejas y poco eficientes.
¿Cómo estandarizar un proceso de producción?
Para estandarizar un proceso de producción, o en su defecto, varios, se recomienda:
1. Definir los objetivos de la estandarización
Es vital, definir los objetivos de la estandarización para obtener su mejor provecho. Por ejemplo, ¿quieres mejorar las actividades de un área específica de la compañía? ¿hacer una revisión de principio a fin? ¿mejorar la atención del cliente?
Todos estos aspectos pueden estar dentro de los objetivos de la estandarización.
Otra recomendación, es comenzar a estandarizar desde objetivos sencillos, hasta ir abarcando poco a poco, los más complejos.
2. Realizar un mapeo de actividades
Esta es, quizás, el paso más importante a la hora de estandarizar un proceso de producción. El motivo, es que prácticamente es imposible planificar y completar el proceso de estandarización sin conocer el principio y el final.
Acá, el objetivo principal es hacer un estudio de todas las actividades que se realizan actualmente para que luego, se pueda definir el camino a seguir. Por supuesto, durante este proceso, se deben realizar ajustes, cambios y modificaciones necesarias para garantizar el éxito deseado.
3. Establecer nuevos procesos
Luego de realizar el mapeo de actividades, es el turno de diseñar nuevos procesos y documentar cada uno de los pasos a seguir. La intención es simplificar y agilizar la ejecución, tratando de eliminar todos los pasos innecesarios.
Diseñar los nuevos procesos es, la etapa central de la estandarización de los procesos. Por consiguiente, el exceso de detalles puede dificultar su ejecución y posterior comprensión. Aquí, la intención es “menos es más”.
4. Incorporar nuevas reglas
Evidentemente, toda estandarización debe contemplar nuevas reglas y normativas de los nuevos procesos resultantes.
Por ejemplo, nuevas reglas, restricciones, enfoques y orientaciones que puedan regular eficientemente, el funcionamiento de toda la empresa.
5. Capacitar a los colaboradores en el nuevo modelo de estandarización
Es fundamental garantizar la formación a todos los colaboradores sobre el nuevo modelo de estandarización. El motivo, es que comiencen a entender todos los nuevos modelos de procesos, sus ejecuciones, cómo deben actuar en cada etapa del proceso, etc.
Es decir, que se les explique eficazmente lo que ha cambiado y cómo será de ahora en adelante, la metodología empresarial que reinará en la organización.
Como dato extra, hay que revisar periódicamente, todos los documentos que surgieron a raíz de la nueva estandarización de los procesos. Esto debido a que el mercado cambia constantemente, y demanda ajustes de acuerdo a cada contexto.
En suma, a la hora de estandarizar un proceso de producción, es fundamental seguir siempre una planificación minuciosa y bien estructurada. De esta forma, se garantiza que la estandarización se complete exitosamente y con esto, se obtenga su mejor provecho, en función de optimizar el buen desarrollo de la empresa.
