Cómo hacer el organigrama de una empresa pequeña

No importa el tamaño de una empresa, desde las grandes compañías, hasta pequeños emprendimientos, en todos los casos, es conveniente que los colaboradores que formen parte de la organización conozcan sus funciones, roles y tareas a la perfección.

De esto se encarga el organigrama de una empresa. Esta herramienta permite, entre otras cosas, definir el papel que juegan cada uno de los colaboradores y, además, ayuda a definir eficientemente, el lugar que ocupa cada uno de ellos, dentro de la estructura de la compañía.

De hecho, en el caso de las empresas pequeñas, es igual de necesario, para que puedan repartirse de forma más productiva, las muchas o pocas funciones que existen en este tipo de organizaciones.

En este artículo, te ayudaremos a definir el organigrama de una empresa pequeña, y de esta forma, puedas diseñar una estructura eficiente para tu compañía.

¿Cómo hacer el organigrama de una empresa pequeña?

1. Definir la jerarquía de forma específica

Es importante que definas la jerarquía de tu empresa, de forma muy precisa. Es decir, que no existan dudas, o malas interpretaciones sobre los puestos que van a ocupar todos los colaboradores.

Para ello, elabora una lista con todas las áreas, departamentos y puestos que requieres en tu empresa. Luego, agrega los que ya existen y todos aquellos que dependen de otros.

Haz una revisión rápida de esta lista y acto seguido, comienza a ordenarlos por jerarquía. Esto permitirá identificar todos los puestos que están en el mismo nivel, y aquellos que dependen de otros.

Es importante que seas muy justo y específico. La intención, es que diseñes una estructura equilibrada, en donde cada uno de los puestos juegue un papel importante, independientemente de que sean subordinados de otros.

Evita preferencias, o ubicar a personas en puestos para los que no están preparados, solo por amistad, sentimentalismos o en el peor de los casos, nepotismo. Tampoco inventes jerarquías que no son necesarias o poco productivas.

2. Enfoca tu atención en funciones, departamentos y equipos, no en personas

En las empresas pequeñas, se puede dar el caso en el que, por su tamaño, se confundan las funciones, o se diseñen departamentos, solo por incluir a personas de tu entorno o preferencia.

Esto es algo que debes evitar. Básicamente lo que te recomendamos al final del punto anterior. Es fundamental, que te concentres en funciones para cada puesto incluido dentro del organigrama y no que, a partir de las personas, diseñes la jerarquía.

Además, posiblemente tu empresa va a comenzar a crecer pronto, y por ello, te veas en la necesidad de contratar a nuevos talentos. Por ende, si piensas en el organigrama basado en las personas, podrías ocasionar confusiones y errores, sobre todo, cuando te toque reajustar tu plantilla de colaboradores.

Por ejemplo, cuando un colaborador cambia de departamento, recibe un ascenso, o cuando otros equipos absorben sus funciones, este tipo de cambios desordenarán tu organigrama si lo estructuras en función de las personas.

Por ese motivo, lo más recomendable es definir las jerarquías a partir de funciones y tareas específicas, sin importar el número de personas que desempeñan esas tareas en ese momento.

Recuerda, el organigrama de una empresa pequeña, grande, mediana, etc, es una representación gráfica del funcionamiento de la organización y, por consiguiente, debe ser lo más fiel posible en la realidad. Es decir, que lo plasmado en el organigrama, se cumpla.

3. Define la conexión que tienen los puestos con otros departamentos

Es vital que se puedan definir las conexiones y responsabilidades que existen en los puestos creados dentro del organigrama, con el resto de departamentos y líderes de equipos.

El objetivo es tener claro lo que requiere un puesto del otro, y a partir de cuáles responsabilidades y procesos se enlazan.

Por ejemplo, ventas siempre se relaciona con distribución. Entonces, si tu empresa se dedica a vender muebles y artefactos eléctricos para el hogar, cada vez que recibes un pedido, deberá enviarse a los clientes utilizando tu sistema de distribución y envíos. Todo esto, debe estar reflejado en tu organigrama.

Además, cuando defines correctamente la conexión entre puestos y departamentos, evitas errores en las funciones y que las tareas de un área, afecten negativamente las tareas de otra.

4. Diseña toda la estructura del organigrama

En este punto, debes elegir el diseño que tendrá tu organigrama. En primer lugar, considera la cadena de mando, y cada una de las áreas, departamentos, puestos y la forma en que se conectan los procesos.

En segundo lugar, comienza por desarrollar los niveles del organigrama, comenzando desde la posición más alta, en donde se ubican a los directores, dueños y personas que dirigen a la empresa y no le reportan a nadie, hasta continuar avanzando para establecer el resto de niveles.

Por supuesto, debes definir si el diseño de tu organigrama, si será vertical (de arriba abajo), u horizontal (de izquierda a derecha). Todo dependerá de lo que desees para tu empresa.

En el caso de la estructura vertical, serán departamentos que, por lo general, dependen uno del otro y hay una clara jerarquía de subordinación. En el caso de la estructura horizontal, funciona si deseas equipos más independientes y con una mayor participación en el proceso de toma de decisiones.

5. Garantiza que el organigrama explique de forma sencilla el funcionamiento de toda la empresa

La intención es que cualquier persona, dentro o fuera de tu empresa, pueda comprender de forma sencilla tu organigrama, y a qué se dedica la compañía. Incluso, puedes incluir el organigrama dentro de tu proceso de onboarding, para nuevos colaboradores.

En otras palabras, asegúrate que cuando un nuevo talento ingrese a la plantilla de tu empresa, pueda ver todo el organigrama, y comprender rápidamente, en qué parte del flujo laboral se encuentra su puesto, los equipos con los que guarda relación, quiénes dependen de su departamento y a quién o quiénes, debe reportar sus resultados de forma directa e indirecta.

Tener muy claro el organigrama de una empresa pequeña, grande o mediana, te permitirá tener las funciones bien definidas y con esto, garantizar la productividad de tus procesos. Como resultado, tu empresa se encaminará al éxito, de forma más eficiente y rápida.