Toda empresa debe tener dentro de sus estrategias, el realizar periódicamente un pronóstico de ventas. La razón es, fundamentalmente, ampliar el conocimiento del negocio y las posibilidades de crecimiento en el futuro.
El pronóstico de ventas permite entre otras cosas, tener una proyección real de ventas. Pero también, brinda la posibilidad de poder tomar decisiones acertadas previamente y asumir riesgos muy bien calculados.
¿Cuántas ventas hay que cerrar a final de mes? ¿Cuál será el valor obtenido? ¿Qué representan los resultados de las ventas en términos de facturación anual? Son algunos ejemplos de las preguntas que se deben formular y responder en un buen pronóstico de ventas.
Adicionalmente, conocer aspectos como su concepto, cuáles son los pasos a seguir y analizar uno o dos ejemplos prácticos, para realizar un pronóstico de ventas eficaz y real.
¿Qué vamos a ver?
¿Qué es un pronóstico de ventas?
El pronóstico de ventas, que también se conoce como proyección o planeamiento de ventas, es una aproximación del número de ventas e ingresos que una empresa puede generar dentro de un período específico de tiempo.
Estos períodos van desde el mensual, bimensual o trimestral, hasta más amplios como los semestrales, anuales o bianuales.
Una de las formas más prácticas de comprender un pronóstico de ventas es entender el funcionamiento de la meteorología.
La meteorología se encarga de estudiar datos e historiales de todas las características de cada estación del año. Para ello toma en cuenta aspectos puntuales como la localidad y los fenómenos climáticos, entre otros.
El objetivo es reunir toda la información posible para hacer un análisis a partir de modelos puntuales. Finalmente, es capaz de hacer una proyección probable de lo que podría suceder con el clima, en el futuro.
Así se puede prevenir de cierta manera, si hay oportunidades de sol, lluvia, calor, frío y tormentas.
Bajo este mismo procedimiento, funciona el pronóstico de ventas. En otras palabras, se trata de un estudio en donde se evalúan datos sobre la empresa, el historial y procesos de ventas, entre otros.
Además, también se incluyen otros factores externos como la competencia, la ubicación geográfica, las tendencias del mercado, el tipo de clientes y la experiencia de usuario de los clientes.
De esta forma, se consideran variables específicas con fines específicos. Finalmente, el departamento de gestión comercial de la empresa podrá hacer una predicción del desempeño de ventas y sus posibilidades de éxito y oportunidades de mejora.
Otra de las grandes ventajas del pronóstico de ventas es poder predecir algunos problemas. Es decir, en caso de que los resultados de la proyección, no sean los esperados, se puede actuar con anterioridad y así suavizar el impacto de las crisis y situaciones inesperadas.
¿Cómo hacer un pronóstico de ventas?
Un pronóstico de ventas eficaz, se basa en tres pilares fundamentales:
Recolección de datos relevantes
En un pronóstico de ventas influyen numerosos factores internos y externos. Pero lo realmente importante es saber recolectar los más relevantes y que aporten valor a la proyección final.
Para lograr esto, es importante contar con datos obtenidos de diversas fuentes. Por ejemplo, mercado, embudo de ventas, opiniones de los clientes con respecto al producto o servicio, etc.
Contar con estos datos mejora la calidad y el alcance del análisis final del pronóstico de ventas.
¿Dónde se pueden encontrar estos datos y fuentes? Investigando el historial de ventas organizado de la empresa, monitoreando el embudo de ventas, estudiando informes comerciales, entre otros.
Por último, la parte más importante de este primer punto es saber filtrar los datos que se vayan obteniendo. Hay que recordar que solo se deben tomar en cuenta los más relevantes. Algunos ejemplos son:
- Total de tratos cerrados en el último período.
- ¿Qué aportó el cierre de estos tratos?
- Total de las negociaciones que se mantienen activas.
- Valor de las ventas en función de cada cliente.
- Fuentes de conversión de todos los leads.
- Canales de ventas activos.
- Características del público objetivo.
Por ese motivo, la recolección de datos relevantes es la más importante y el primer pilar a considerar.
Segmentación y contextualización
En esta parte, se relacionan todos los datos obtenidos en el punto anterior. Ahora bien, lo fundamental acá es segmentar el análisis de los datos para obtener resultados aún más específicos.
Por supuesto, antes de segmentar, hay que considerar el objetivo del pronóstico de ventas y en función a eso, determinar la segmentación.
Por ejemplo, si el objetivo del pronóstico es basarlo en el embudo de ventas, entonces se pueden segmentar datos como la conversión de las distintas etapas del embudo, los tipos de clientes, etc.
Crear el pronóstico de ventas
Es la parte final del pronóstico. En otro orden de ideas, es cuando se plasman las conclusiones finales y se realiza el pronóstico como tal.
El pronóstico de ventas puede realizarse en una hoja sencilla, bien organizada, delimitada con gráficos y conclusiones. Pero también, en una herramienta más sofisticada como un software de gestión.
Pronóstico de ventas: ejemplo práctico
Existen varios ejemplos prácticos de los pronósticos de ventas. Uno de ellos es el que se realiza mediante el método “tasa de crecimiento medio”.
Básicamente consiste en multiplicar la tasa de crecimiento de ventas por los ingresos percibidos en el período anterior.
Por ejemplo, se desea calcular el crecimiento para el cuarto trimestre del año. En el tercero, los ingresos fueron de $20.000, lo que representó un crecimiento del 10% con respecto al período anterior.
Lo que se debe hacer es aplicar una fórmula como esta:
Q4 = $20.000 x (1 + 20%) = $20.000 x 1.20% = $24.000
Conclusión: el pronóstico de ventas de este ejemplo para el cuarto trimestre es de un total de $24.000.
Existen otros ejemplos un poco más elaborados. Sin embargo, el nivel de complejidad varía de acuerdo a cada caso y a los objetivos de cada pronóstico de ventas.
En suma, el pronóstico de ventas debe ser visto como una herramienta de gran importancia dentro de todo el proceso de gestión comercial. Por ese motivo, es fundamental que se lleve a cabo correctamente para poder prevenir la situación de la empresa, con miras a mantener un equilibrio en los ingresos, ventas e inversiones.
