Cómo Debe un Líder Delegar Funciones

Una de las mayores responsabilidades que tienen todos los líderes y directivos de las organizaciones es saber delegar funciones y tareas a todo el resto del equipo.

La intención es dar continuidad al desarrollo de procesos del negocio, y que el líder se enfoque en otros aspectos importantes.

Lo que sucede, es que a veces delegar puede ser difícil.

O en el peor de los casos, se puede delegar de forma incorrecta, y, en consecuencia, se obtienen los resultados menos esperados.

Por todo esto y más, es importante entender cómo debe un líder delegar funciones, para que este proceso, se lleve a cabo efectivamente.

En este artículo te contaremos un poco más de este tema.

¿Qué es delegar en el Liderazgo?

El primer aspecto a tener en cuenta para poder entender cómo debe un líder delegar funciones, es comprender y analizar el concepto de delegar.

Delegar, es simplemente dar un poder o trasladar una responsabilidad a otros miembros de un equipo de trabajo, para que las lleven a cabo con efectividad.

Estas responsabilidades son diversas, y abarcan desde la toma de decisiones importantes, hasta resolver problemas y ejecutar tareas generales.

Cabe destacar que uno de los retos principales de delegar, es que las personas elegidas para ejecutar las responsabilidades, tengan las habilidades y capacidades adecuadas para cumplir exitosamente con sus funciones.

En otras palabras, que el líder pueda elegir a las personas capaces de ejecutar tareas, tomar decisiones y resolver problemas en su nombre, de forma exitosa.

Ahora bien, si el líder comete errores a la hora de delegar, eligiendo a colaboradores inadecuados o poco preparados para asumir responsabilidades, los resultados serán negativos.

Por eso es importante tomarse el tiempo necesario para saber delegar, y evitar premisas del tipo “nadie puede hacer estas tareas, solo yo”, “pierdo mucho tiempo explicando, mejor lo hago yo”, “voy a elegir a este colaborador porque es mi amigo y le tengo confianza, aprenderá sobre la marcha”, entre otras.

Este tipo de pensamientos impiden el proceso de saber delegar correctamente.

Además, refleja que el líder le gusta tener el control o incluso, que el liderazgo ejercido no es el adecuado, ya que no cree en las capacidades de ningún miembro de su equipo.

Como resultado, no se entenderá cómo debe un líder delegar funciones, y se experimentarán otras consecuencias negativas como, por ejemplo:

• Sobrecarga de trabajo

El líder al no saber delegar termina asumiendo una cantidad de trabajo excesiva y puede experimentar agotamiento físico, mental, disminuye su productividad y hasta su capacidad de tomar buenas decisiones se ve afectada.

• Estancamiento

Los miembros del equipo de trabajo no tendrán la oportunidad de desarrollar nuevas habilidades y adquirir experiencia en otras áreas.

¿El resultado? Al igual que el líder, también disminuyen su productividad y capacidad de tomar decisiones de forma estratégica.

• Disminuye la motivación

Cuando ningún colaborador tiene la oportunidad de asumir otras responsabilidades y retos, disminuye su motivación, compromiso y calidad de su trabajo.

• Se entorpece el proceso de toma de decisiones

Cuando las decisiones, tareas y estrategias son responsabilidad de un solo líder, el proceso de toma de decisiones se entorpece, se vuelve lento y burocrático.

Finalmente, afecta la agilidad y la capacidad de respuesta de toda la organización.

• No hay oportunidades de desarrollar otras habilidades

La falta de delegación, limita el desarrollo de las habilidades de los colaboradores y esto podría afectar negativamente a toda la organización.

• Falta de resiliencia y contingencia

Cuando todas las tareas son responsabilidad de un solo líder, al ausentarse o enfrentar una situación imprevista, se genera un vacío en toda la organización.

Esto entorpece la gestión y la toma de decisiones, la resolución de problemas y por supuesto, la contingencia.

Ejemplos de delegar

Ejemplo #1

Se presenta una crisis de reputación en una empresa de cosméticos cuando uno de sus productos presenta fallos. El líder ya ha entrenado a uno de los miembros de su equipo para enfrentar situaciones de este tipo.

El líder está de viaje, pero el colaborador entrenado, enfrenta la situación con éxito. Supervisa al departamento de comunicaciones para disminuir el impacto negativo en las redes sociales, y ofrece un comunicado en donde la compañía asume el error, ofrece disculpas y trabajan en soluciones. 

Ejemplo #2

La líder de una agencia de marketing requiere de un coordinador de cuentas para asumir las responsabilidades de un nuevo cliente importante.

Antes de abrir un proceso de selección externo, le da la oportunidad a uno de sus redactores que tiene tiempo trabajando en la compañía. Lo entrena, y le delega ciertas funciones de coordinador de cuentas para monitorear su desempeño. Como resultado, el redactor se desempeña efectivamente y asciende al cargo de coordinador de cuentas.

5 Pasos para Delegar Efectivamente

No hay una fórmula secreta para saber cómo debe un líder delegar funciones.

Más bien, se trata de un proceso que debe aprenderse paulatinamente en base a los resultados obtenidos.

Sin embargo, las siguientes pautas te ayudarán en el proceso de saber delegar y te permitirán establecer estrategias efectivas:

1- Identifica las tareas que pueden ser delegadas y las que no

Haz una lista de todas las tareas que puedes delegar, y aquellas que definitivamente no es conveniente.

Ten en cuenta el nivel de responsabilidad, la dificultad de las tareas, y si en caso de errores, cómo podrían afectar los procesos de la empresa.

2- Identifica a los colaboradores adecuados para asumir responsabilidades

Una vez tengas la lista de tareas que puedes delegar, considera y analiza a todos los miembros de tu equipo de trabajo. Confía en ellos, pero debes ser objetivo y no dejarte llevar por amistades o sentimentalismos.

Al contrario, enfócate en el desempeño de cada uno y en sus capacidades para asumir otro tipo de responsabilidades tanto grandes como pequeñas. La experiencia aquí es fundamental.

3- Elige a los colaboradores que asumirán las tareas y comunica claramente todo lo que necesitas

Cuando identifiques a los colaboradores elegidos, comunica eficaz y claramente todo lo que requieres de ellos y las funciones inherentes a las tareas que deben asumir.

4- Apoya en lo necesario

Dedica un tiempo a entrenar y apoyar a los colaboradores elegidos. Asegúrate que se sientan preparados, y respaldados por ti, a la hora de cometer un error.

5- Delega y monitorea los resultados

Simple, cuando delegues, monitorea los resultados obtenidos y, en consecuencia, mejora lo necesario y ve poco a poco construyendo tus propias estrategias para saber delegar efectivamente.

En suma, la clave para saber cómo debe un líder delegar funciones, es confiar en tu capacidad de liderazgo, y entender los aspectos que te explicamos en este artículo.

Recuerda, cuando delegas, promueves también el crecimiento de tu negocio y así, te acercas un poco más, al éxito esperado.