Reducir costos en una empresa a veces puede ser una tarea cuesta arriba. No obstante, es uno de los aspectos que se debe monitorear constantemente, para mantener o aumentar la rentabilidad de la compañía en niveles óptimos.
De hecho, muchas empresas cometen el error de aumentar los ingresos excesivamente para disminuir sus gastos sin ni siquiera pensar en reducir en 1%, sus costos.
En este tipo de casos, la mejor solución, no siempre es aumentar los ingresos a toda costa. Más bien, se trata de enfocarse en reducir costos en una empresa para obtener mejores resultados en la rentabilidad.
Sigue leyendo para que conozcas algunas estrategias sobre cómo reducir distintos costos en una empresa de forma eficiente.
¿Qué vamos a ver?
¿Por qué reducir costos en una empresa?
Es necesario conocer ¿por qué reducir costos en una empresa?, para que, a partir de esas razones, se puedan establecer cada una de las estrategias a seguir.
En primer lugar, reducir costos no es una tarea que se debe hacer sin razón alguna. Es decir, no se trata de realizar recortes sin ir más allá. Al contrario, es poder hacer más cosas, gastando menos recursos.
En otras palabras, reducir costos en una empresa, es una labor para optimizar los costos, revisando todos los procesos de la organización. Desde la energía, logística, gestión del inventario, hasta los sistemas de compras, fiscalidad, legalidad, el Flujo de Efectivo, tesorería y recurso humano, entre otros.
Por ello, reducir costos en una empresa, ayuda a preparar el terreno para comenzar a crecer, porque permite optimizar cada uno de sus procesos, de forma que, cuando ya el crecimiento y desarrollo lleguen, puedan asumirse y adaptarse exitosamente.
Pasa que muchas empresas comienzan a crecer rápidamente, y por no reducir sus costos, enfrentan incorrectamente este crecimiento y, en consecuencia, terminan por fracasar y tener un crecimiento fugaz.
Posiblemente, lo primero que se entienda a la hora de hablar sobre reducir costos en una empresa, es disminuir la plantilla de colaboradores. Sin embargo, esto no tiene que ser necesariamente de esta forma.
Existen otras maneras de reducir costos en una empresa sin que se ponga en peligro la plantilla de colaboradores. Reducir los desperdicios, los gastos administrativos y los tiempos muertos, son 3 ejemplos de ello.
¿Cómo reducir desperdicios en una empresa?
Establecer una planificación para eliminar el desperdicio
Para reducir los costos de desperdicios en una empresa, se debe comenzar por establecer una planificación para evitar costos superiores. La intención, es establecer con anticipación, la cantidad aproximada del desperdicio y las acciones que permitan reducirlo a corto, mediano y largo plazo, tomando las medidas adecuadas.
Optimizar los procesos
Reducir desperdicios en una empresa, comienza en el propio diseño del producto y no solamente en la ejecución final. Por consiguiente, se deben tener en cuenta las particularidades de cada producto desde que los diseñadores comienzan a estructurarlo. La intención, es optimizar el proceso de fabricación desde el diseño del producto para evitar que produzca exceso de desperdicios en su ejecución final.
Mejorar el almacenamiento del stock
Por ejemplo, almacenar los materiales de una fábrica en lugares adecuados y en consonancia con sus características y formas. O en su defecto, ubicar los productos correctamente en el almacén, para evitar que se dañen y se conviertan en desperdicios.
Esta estrategia es fundamental para disminuir los costos de desperdicios. Incluso, permite disponer del material necesario y evitar los excesos que, en definitiva, podrían afectar el proceso de producción completo.
¿Cómo reducir los gastos administrativos de una empresa?
Conocer los indicadores financieros
Antes de comenzar a reducir los gastos administrativos de una empresa, es necesario conocer todos los índices financieros, con precisión y claridad. El motivo, es que, de esta forma, se pueden mostrar las operaciones financieras de toda la empresa y con esto, analizar el estado de la solvencia, liquidez, eficiencia operativa, y rentabilidad del negocio.
En suma, conocer el estado de todos estos elementos, permitirá comenzar a reducir efectivamente, los gastos administrativos.
Establecer un presupuesto de gastos administrativos
Cuando se establece un presupuesto minucioso, planificado y muy claro, se ayuda a reducir los gastos administrativos. La razón es que esta estrategia permite tener una visión amplia sobre toda la situación financiera de la empresa y, como resultado, se pueden identificar en todo momento, los puntos que se deben y pueden reducir o eliminarse.
Reducir gastos menores
Se trata de reducir gastos que no son tan expresivos de forma habitual. Muchas empresas los descuidan, pero si se van acumulando, pueden acarrear un gasto administrativo que se puede evitar. Algunos ejemplos abarcan: mantenimiento y limpieza, servicio telefónico, insumos de oficina, etc.
¿Cómo reducir tiempos muertos en una empresa?
Enfocarse en lo realmente importante
Evitar las distracciones. La noción del tiempo se puede perder fácilmente si una persona se enfoca en tareas menores como leer correos o navegar en las redes sociales. De manera que, una de las formas de reducir tiempos muertos es enfocarse en las prioridades y establecer un tiempo mínimo, en aquellas tareas que no lo son.
Lo importante, es mantenerse concentrado, enfocado y productivo en lo que realmente importa y evitar cualquier tipo de distracción.
Dividir las tareas
Se recomienda pensar en las tares y proyectos como escaleras. Es decir, dividir cada tarea en etapas, comenzando desde las más sencillas, hasta las de mayor dificultad. Luego, concentrarse en subir peldaño por peldaño, hasta lograr completar todas las tareas pendientes.
Delegar
Delegar es una de las estrategias que permite reducir tiempo muerto en las empresas. A veces sucede que muchas tareas quedan sin hacerse o se extienden más de lo normal, porque sencillamente, el personal a cargo no es el más adecuado para hacerlo.
Por consiguiente, lo mejor es delegar cuando una tarea tarda más de lo estipulado y ubicar a los colaboradores, en funciones en las que se puedan desempeñar, productivamente.
Dar a conocer las metas
Para que una empresa se mantenga productiva, lo mejor es que todos los colaboradores, conozcan las metas a cumplir, para que se motiven a trabajar en sus funciones, y de esta manera lograr cada una de ellas.
En definitiva, estos son algunos ejemplos sobre estrategias para reducir costos en una empresa. Solo queda analizar cada uno de ellos y poner en marcha la estrategia que mejor se adapte a cada caso, que permita reducir costos, de forma eficiente y rentable.
