Para cualquier organización, tener planificación, constancia y una buena gestión de procesos es fundamental para alcanzar el éxito en sus operaciones. De hecho, si no existe un orden de este tipo, ni siquiera podrá iniciar sus actividades correctamente.
Por ese motivo, se hace necesario realizar una gestión de procesos eficiente y oportuna que permita alcanzar dicho orden y, además, llevar a la empresa al cumplimiento de metas.
En consecuencia, se habla de la importancia de los procesos en una empresa, como pilar fundamental en la planificación de cualquier negocio. En las próximas líneas, te explicaremos más sobre este tópico y, además, te revelaremos las claves de cómo crear e implementar un eficaz proceso empresarial.
¿Qué vamos a ver?
¿Qué son los procesos en una empresa?
Un proceso empresarial es un sistema eficiente de recursos financieros, técnicos, tecnológicos y humanos que, en conjunto, ayudan a dar un mejor funcionamiento a la organización y estructura de una empresa.
Hay que recordar que una empresa es un esquema que funciona de forma integrada, gracias a cada uno de los colaboradores que cumplen funciones y ejecutan tareas en todos los niveles.
Algunos de estos niveles incluyen:
- Junta directiva.
- Intermedios o asesores externos.
- Jefaturas.
- Colaboradores de apoyo que trabajan directamente con los clientes.
- Fuerza de ventas.
- Recursos humanos.
- Departamento de comunicaciones internas y externas.
- Departamento de marketing.
- Embajadores de la marca o empresa.
Por ende, cada una de las funciones en estos niveles, deben estar regidas por procesos empresariales que permitan el buen curso de una organización en cada una de sus áreas y departamentos.
Otro punto importante a destacar en los procesos en una empresa, es que se sostienen en diversos recursos para hacerlos posibles. Estos recursos van desde capital, presupuestos, sistemas de tecnologías e información, hasta personal altamente calificado como abogados, asesores legales, contadores, ingenieros o psicólogos, entre otros.
De manera que, todos ellos, forman parte de los procesos en una empresa y, en conjunto, permiten el buen funcionamiento de las operaciones de dicha compañía.
En consecuencia, si uno o varios de estos elementos fallan, o hay ausencia de ellos, los procesos en una empresa se verán afectados y no tendrán una consecución efectiva en sus objetivos.
Es decir, cada uno forma parte de una estructura organizacional entera, y trabajan entre sí para poder ejecutar eficazmente los procesos en una empresa.
Ahora bien, para que todos estos procesos puedan tener éxito, deben ser analizados y planificados previamente, para que permanezcan perfectamente entrelazados y en correcto funcionamiento.
Como resultado, los procesos en una empresa, podrán funcionar de la forma más eficiente, eficaz, productiva y operativa posible.
Importancia de los procesos en una empresa
La importancia de los procesos en una empresa, radica en varios aspectos:
✅ Permite poner orden y evitar el exceso de procesos
Cuando existen demasiados procesos en una empresa, hay tendencia a perder el enfoque en la consecución de objetivos. Como resultado, las operaciones se pierden en un trabajo complejo y sin ningún beneficio.
Entonces, cuando hay procesos en una empresa de forma eficiente, se eliminan aquellos que no tienen importancia, y se pone atención solamente en aquellos que garantizan un beneficio.
✅ Fortalecen el valor del producto o servicio ofrecido al cliente
Hay que destacar que los procesos en una empresa correctamente ejecutados, permiten llevar a cabo, un conjunto de actividades secuenciales y perfectamente estructuradas, que se traducen en mayor valor del producto o servicio ofrecido al cliente.
Es decir, cuando están funcionando en la dirección correcta, permiten obtener un mejor producto o servicio al cliente y como resultado, se logra una mayor fidelización y captación de clientes.
✅ Aumentan las posibilidades de llevar a la empresa al éxito
Los procesos en una empresa, son una guía práctica para lograr cualquier objetivo empresarial. Por ello, representan un ciclo continuo de mejoras que llevarán a la empresa al éxito.
Con esto se fortalece la productividad, la fuerza de ventas y, por supuesto, la rentabilidad.
✅ Permite una mejor resolución de conflictos y situaciones de crisis
No importa a qué sector pertenece la empresa ni el tamaño. Siempre habrá complicaciones, problemas, situaciones de crisis, inconvenientes y obstáculos que enfrentar y resolver, sobre todo, si se trata del flujo de operaciones.
Sin embargo, gracias a una ejecución eficaz de los procesos en una empresa, los conflictos laborales o cualquier situación de este estilo, se podrá solventar eficientemente, sin necesidad de que afecte el correcto flujo de operaciones de la empresa.
✅ Promueve la coherencia en el flujo de trabajo
Si hay algo que define la importancia de los procesos en una empresa es que incide directamente en la coherencia del flujo de trabajo.
Es decir, cuando se llevan a cabo correctamente, los procesos en una empresa garantizan una mejor comunicación entre departamentos, permiten una identificación de necesidades más asertivamente, e incluso, brindan la posibilidad de ajustar mejoras al producto o servicio ofrecido al cliente de forma más rápida y oportuna.
Por consiguiente, se facilita el flujo de trabajo y la coherencia del mismo en cada una de sus etapas.
¿Cómo crear un buen proceso empresarial?
Para crear los procesos en una empresa de forma correcta, es esencial tener un conjunto de objetivos ya definidos. Para lograr esto, se recomienda partir de estos tres cuestionamientos:
- ¿Cuál es el objetivo de la empresa?
- ¿Cómo se visualiza en el futuro?
- ¿Cuáles son las razones principales para tener una empresa en el sector donde se desarrolla?
Responder a estas preguntas, permitirá construir de forma eficaz, cada uno de los procesos en una empresa.
De hecho, definiendo estos planteamientos, se puede crear una ruta estratégica, que permita eliminar el riesgo de planificar o incluir en los procesos de una empresa, actividades y tareas que no agregan valor a la compañía.
Es fundamental tener en cuenta la importancia de los procesos en una empresa, porque de esta forma, se pueden definir los roles y tareas más fundamentales, que ayudarán a lograr los objetivos planteados en el plan de negocios.
Finalmente, la clave está en analizar cada uno de los aspectos mencionados y poner en práctica cuanto antes, la planificación y correcta ejecución, de los procesos en una empresa.
