Hacer un presupuesto puede sonar aburrido o tedioso, pero créeme, es una de las herramientas más importantes para mantener tu negocio en marcha y, sobre todo, para temas de planificación.
¿Cómo hacer un presupuesto para tu negocio de una manera sencilla y práctica?
Sigue leyendo porque como siempre, primero me gusta aclarar conceptos y bases:
¿Qué vamos a ver?
¿Por qué es importante hacer un presupuesto?
Antes de entrar en detalles sobre cómo hacerlo, quiero que entiendas por qué es tan importante. Un presupuesto te permite:
- Planificar tus gastos e ingresos: Te ayuda a prever cuánto vas a gastar y cuánto esperas ingresar en un período determinado.
- Tomar decisiones informadas: Con un presupuesto, puedes decidir si puedes permitirte contratar a un nuevo empleado, invertir en marketing o comprar ese equipo que tanto necesitas.
- Evitar sorpresas desagradables: Te ayuda a anticiparte a posibles problemas financieros y a tomar medidas antes de que se conviertan en una crisis.
- Medir el rendimiento: Comparar tus resultados reales con tu presupuesto te permite ver si estás en el camino correcto o si necesitas hacer ajustes.
Todas estas son razones de peso que no solo te ayudan a tener una mejor salud financiera, sino también mental.
1. Recopila toda la información financiera
El primer paso para hacer un presupuesto es recopilar toda la información financiera que puedas. Esto incluye:
- Ingresos históricos: Si ya tienes un negocio en marcha, revisa tus ingresos de los últimos meses o años. Esto te dará una idea de cuánto puedes esperar ganar en el futuro.
- Gastos históricos: Lo mismo se aplica a los gastos. Revisa todas tus facturas, recibos y estados de cuenta para tener una imagen clara de cuánto gastas habitualmente.
- Datos del mercado: Si estás empezando, investiga cuánto suelen ganar y gastar negocios similares al tuyo. Puedes encontrar esta información en estudios de mercado, asociaciones de la industria o incluso hablando con otros emprendedores.
2. Proyecta tus ingresos
Una vez que tengas toda la información financiera, el siguiente paso es proyectar tus ingresos. Aquí tienes algunas cosas a considerar:
- Ventas esperadas: Estima cuánto esperas vender en el próximo mes, trimestre o año. Si tienes un negocio estacional, ten en cuenta los picos y valles de ventas.
- Fuentes de ingresos: Asegúrate de considerar todas las fuentes de ingresos, no solo las ventas. Esto puede incluir ingresos por servicios adicionales, comisiones, etc.
- Precio de los productos/servicios: Evalúa si necesitas ajustar los precios de tus productos o servicios para alcanzar tus objetivos de ingresos.
3. Estima tus gastos
Ahora que tienes una idea de tus ingresos, es hora de estimar tus gastos. Divide tus gastos en dos categorías principales:
- Gastos fijos: Estos son gastos que no cambian mes a mes, como el alquiler, los salarios, los seguros y los servicios públicos.
- Gastos variables: Estos son gastos que pueden fluctuar, como los costos de materiales, publicidad, comisiones de ventas y mantenimiento.
Para cada categoría, haz una lista de todos los posibles gastos y asigna un monto estimado para cada uno. Para los gastos fijos, puedes tomar la data de meses pasados si es algo que no varía. Para los gastos variables, puedes usar estimados en base a precios que veas en el mercado.
No olvides incluir un fondo de contingencia para gastos inesperados. Aquí puedes determinar un porcentaje de tus ingresos mensuales que puedes apartar para este tipo de eventualidades.
4. Calcula tu beneficio neto
Una vez que tengas tus ingresos y gastos estimados, puedes calcular tu beneficio neto.
Esto es simplemente la diferencia entre tus ingresos y tus gastos. Si el resultado es positivo, ¡felicidades! Tienes un beneficio. Si es negativo, necesitas ajustar tus ingresos o reducir tus gastos.
5. Revisa y ajusta tu presupuesto
Un presupuesto no es algo que se haga una vez y se olvide. Debes revisarlo y ajustarlo regularmente. Aquí hay algunas cosas que puedes hacer:
- Revisión mensual: Al final de cada mes, compara tus ingresos y gastos reales con los presupuestados. Esto te ayudará a ver si estás en el buen camino.
- Ajustes trimestrales: Cada tres meses, revisa tu presupuesto y ajusta tus proyecciones según sea necesario. Si tus ventas son más altas o más bajas de lo esperado, ajusta tu presupuesto en consecuencia.
- Planificación a largo plazo: A medida que tu negocio crece, empieza a pensar en presupuestos a largo plazo. Esto te ayudará a planificar grandes inversiones y expansiones.
Ejemplo práctico
Para hacerlo más claro, quiero darte un ejemplo práctico de cómo sería un presupuesto para un negocio pequeño, digamos, una cafetería.
- Ingresos proyectados:
- Ventas de café: $10,000/mes
- Ventas de pasteles: $5,000/mes
- Otros ingresos (merchandising, eventos): $2,000/mes
- Total ingresos: $17,000/mes
- Gastos fijos:
- Alquiler: $3,000/mes
- Sueldos: $7,000/mes
- Servicios públicos: $1,000/mes
- Seguros: $500/mes
- Total gastos fijos: $11,500/mes
- Gastos variables:
- Costos de ingredientes: $2,000/mes
- Publicidad: $500/mes
- Suministros: $300/mes
- Mantenimiento: $200/mes
- Total gastos variables: $3,000/mes
- Beneficio neto:
- Ingresos totales: $17,000/mes
- Gastos totales (fijos + variables): $14,500/mes
- Beneficio neto: $2,500/mes
6. Implementa herramientas y software
Para facilitar la creación y seguimiento de tu presupuesto, puedes utilizar diversas herramientas y software de gestión financiera.
Algunos de los más populares incluyen QuickBooks, Xero y FreshBooks.
Estas herramientas te permiten automatizar muchas de las tareas de contabilidad y te proporcionan informes detallados sobre tus finanzas.
7. Involucra a tu equipo
Si tienes empleados, es importante involucrarlos en el proceso de presupuestación.
Asegúrate de que entiendan tus objetivos financieros y cómo pueden contribuir a alcanzarlos.
Esto no solo mejora la transparencia, sino que también motiva a tu equipo a trabajar hacia metas comunes.
8. Planifica para el futuro
Finalmente, no olvides que un buen presupuesto debe incluir planes para el futuro.
Esto significa ahorrar para inversiones futuras, planificar para la expansión y tener un fondo de emergencia para imprevistos.
Un negocio exitoso no solo se centra en el presente, sino que también planifica cuidadosamente para el futuro.
Hacer un presupuesto para tu negocio no tiene por qué ser complicado.
Con un poco de organización y planificación, puedes crear un presupuesto que te ayude a gestionar tus finanzas de manera efectiva y a tomar decisiones informadas.
Recuerda que un presupuesto es una herramienta viva que debe revisarse y ajustarse regularmente para reflejar la realidad de tu negocio.
Espero que estos pasos y ejemplos te hayan sido útiles y que te sientas más preparado para enfrentar el desafío de hacer un presupuesto para tu negocio.
¡Éxito en tu negocio!
