Para que una empresa tenga una gestión adecuada de sus operaciones de ventas, es esencial que cuente con una supervisión y monitoreo constantes de todos sus procesos. Desde las grandes ventas, hasta las menores, todas, requieren estar debidamente registradas en un solo lugar.
A este proceso se le conoce como el registro de ventas. Se trata de un registro necesario, en el que se pueden monitorear, cada uno de los movimientos de las ventas, y determinar las ganancias y rentabilidad del negocio.
En las próximas líneas, te explicaremos algunos aspectos importantes sobre el registro de ventas, su importancia y definición, para que lo apliques correctamente en tu empresa.
¿Qué vamos a ver?
Qué es un registro de ventas – definición
El registro de ventas, es un proceso que se aplica en una empresa, con la finalidad de documentar cada una de las ventas diarias. De esta forma, se pueden conocer efectivamente, cuáles son los ingresos que se están obteniendo y a partir de ahí, determinar las ganancias netas del negocio, en un período determinado de tiempo.
También, contribuye a que se administren los recursos de toda la empresa, de forma más óptima.
Para que un registro de ventas se ejecute correctamente, utiliza diversas herramientas. Desde una hoja de cálculo de las que todos conocemos, una aplicación especializada, hasta un software de ventas, incluso, una libreta de notas.
Por supuesto, mientras más automatizadas y tecnológicas sean las herramientas, mejor será la ejecución del registro de ventas. El motivo, es que capturar una gran cantidad de datos de este estilo de forma manual, podría incurrir en errores graves en los cálculos.
En suma, el registro de ventas es una herramienta que funciona como un libro auxiliar, en donde se plasman en orden cronológico y correlativo, todas las anotaciones de los soportes de pago que se generan en un negocio. Por ese motivo, también es considerado como uno de los requisitos más importantes dentro del orden tributario.
Importancia del registro de ventas
El registro de ventas es importante porque ayuda a conocer en todo momento, la situación general del negocio, sus ventas y el inventario de los productos o servicios que tienen más ventas y los que no se venden adecuadamente.
También es muy útil a la hora de identificar el aumento o disminución de las ventas en ciertas temporadas como navidad, verano, otoño, etc.
Asimismo, permite crear un historial y definir algunos patrones de ventas y en función de estos, tomar medidas y acciones estratégicas.
Por ejemplo, aumentar una promoción especial en temporadas de ventas bajas, brindar descuentos por días especiales, fomentar una mayor producción para responder a cierta demanda de consumidores en temporadas de ventas altas o incluso, tomar la decisión de retirar del inventario aquellos productos que no se están vendiendo, entre otras medidas.
Tener a la mano todo este tipo de información, permite a su vez, una mejor administración general de todos los procesos de la empresa y tomar decisiones más eficaces y seguras.
Por último, es importante destacar que el registro de ventas es una gran herramienta útil para el negocio y sus procesos fiscales. Es decir, ayuda a que la empresa realice sus declaraciones fiscales a tiempo, que cancele sus impuestos correspondientes al día, etc.
En efecto, el registro de ventas en algunas partes del mundo es un requisito obligatorio tributario.
Características del registro de ventas
Dentro de las características que definen al registro de ventas se encuentran:
- Ayuda a conocer con exactitud las cantidades de productos o servicios que se venden.
- Permite evaluar la ganancia neta obtenida por cada una de las ventas.
- Ayuda a percibir aquellos productos o servicios que generan más movimiento, y aquellos que se venden muy poco.
- Permite comparar mes a mes, la disminución o aumento de las ventas.
- Facilita el entendimiento de los patrones de compra de los clientes, sobre todo, en períodos de tiempo especiales.
- Contribuye a tener el inventario más actualizado e identificar lo que falta realmente.
- Permite conocer cuáles son los gastos innecesarios y excesivos.
- Ayuda a seleccionar proveedores más confiables y rentables.
- Facilita un mejor análisis de los productos con mayor y menor giro en el inventario.
- Ayuda a detectar nuevas oportunidades de negocios.
- Fortalece la creación de estrategias y acciones de marketing para aumentar el volumen de ventas.
En conjunto, todas estas características definen un proceso de registro de ventas realmente eficiente. Si no cumple con una o varias de estas características, el proceso podría considerarse como deficiente y no garantizará los buenos resultados.
6 pasos para hacer un registro de ventas
Para hacer un registro de ventas exitoso, debes:
- Elegir un formato para el registro de ventas.
- Determinar la frecuencia en cada uno de las áreas del registro, y explicar a todo el resto del equipo.
- Registrar todos los movimientos de ventas.
- Solicitar todos los datos a los clientes.
- Coordinar y comparar con el inventario.
- Obtener la cifra de ingresos.
Ciertamente, todos estos renglones deben estar especificados y desarrollados en el registro de ventas y, además, asegurarse de que cumplan con las características antes mencionadas para que pueda considerarse como eficiente.
3 ejemplos de registro de ventas e ingresos
Estos son algunos ejemplos de cómo deben ser los registros de ventas:
El primer ejemplo, es la planilla de un registro de ventas de una supuesta hamburguesería:
(imagen de hubspot.es)
El segundo ejemplo, se puede notar un registro de ventas, pero de la base de datos de clientes. Es decir, clientes que compraron, están dentro del registro, y nos dejaron sus datos para estructurar una base de datos de la empresa.
(imagen de hubspot.es)
Y en el último ejemplo, se muestra otro tipo de registro de ventas
(imagen de declaraciones.juradas.com)
En definitiva, reunir toda la información inherente a los procesos de ventas en una herramienta como el registro de ventas, es sin duda alguna, una de las formas más efectivas de maximizar las operaciones del negocio.
Solo queda tomar en cuenta los aspectos antes mencionados, elegir una herramienta digital (preferiblemente), para hacer el registro de ventas, aplicar las estrategias que ayuden a fortalecer las ventas y de esta forma, garantizar el éxito de la empresa.
