No cabe la menor duda que lograr la eficiencia operativa dentro de una empresa es uno de los principales retos que se deben enfrentar.
Primero, porque requiere de un tiempo alcanzar esta meta, es decir, no se logra de la noche a la mañana.
Y segundo, porque se deben monitorear en tiempo real, todas las acciones que se van llevando a cabo para identificar las que están siendo efectivas y las que en definitiva deben replantearse.
Además, la eficiencia operativa requiere del esfuerzo y trabajo en conjunto de todos los directivos, colaboradores, líderes y gerentes. Es por ello que debe planificarse con antelación, tomando en cuenta su definición y los aspectos claves que ayudarán a lograrla.
¿Qué vamos a ver?
¿Qué es la eficiencia operativa?
La eficiencia operativa es una metodología empresarial cuya orientación es maximizar la productividad y optimizar los recursos disponibles con un objetivo claro: generar la mayor rentabilidad posible de una organización, en términos financieros y de producción.
Su objetivo principal es ofrecer productos o servicios a su nicho de negocio haciendo el uso eficaz de una atención de calidad. Y también, utilizando un buen aprovechamiento de los recursos disponibles.
En otras palabras, la eficiencia operativa es una forma de ver cómo se alcanzaron los objetivos. Pero, también, es una manera de evaluar todos los esfuerzos que se han administrado para lograr esos objetivos y determinar si en efecto, han sido eficientes o no.
Para que la eficiencia operativa logre hacer este tipo de proyecciones, debe centrarse en usar ciertos indicadores que permiten monitorear en tiempo real los resultados obtenidos.
4 Indicadores de la eficiencia operativa y para qué sirven
La eficiencia operativa necesita un grupo de indicadores que pueden variar de acuerdo a varios aspectos. Estos son los objetivos, segmentos y visión de la organización. No obstante, algunos de los más utilizados son:
- ROI (Retorno de Inversión): determina el tiempo en el que una inversión genera la rentabilidad necesaria para justificar su implementación.
- OEE (Overall Equipment Effectiveness): muestra los factores que intervienen en la productividad en general, considerando la disponibilidad, el rendimiento y la calidad.
- FCO (Flujo de Caja Operativo): Este indicador refleja el beneficio operativo en términos de liquidez, tomando en cuenta la utilidad antes de impuestos, la devaluación de la moneda en curso y los impuestos netos.
- NPS (Net Promoter Score): Mide el grado de lealtad que los clientes tienen con respecto a una marca, producto o servicio, y también considera la satisfacción del cliente en términos de experiencia de usuario.
Veámoslo más a detalle:
ROI
El ROI es el retorno de inversión que toda empresa debe tener dentro de sus planes estratégicos. Como indicador, determina el tiempo en el que una herramienta, tecnología, técnica o incluso, recurso humano, genera la rentabilidad necesaria para justificar su implementación.
OEE
El OEE que en inglés significa “Overall Equipment Effectiveness” y en español podría traducirse como “eficiencia general de equipamiento”, es un indicador que permite ver los factores que intervienen en la productividad en general. Por lo tanto, toma en consideración tres pilares fundamentales como la disponibilidad, performance y calidad, para finalmente determinar la eficiencia en función de ellos.
FCO
Es el Flujo de Caja Operativo y refleja el beneficio operativo en función de su liquidez. Para ello, considera todos los insumos y productos disponibles a partir de tres elementos: utilidad antes de impuestos, devaluación de la moneda en curso e impuestos netos.
NPS
Es el “Net Promoter Score” y mide el grado de lealtad que tienen los clientes con respecto a una marca, producto o servicio. También considera el tipo de satisfacción de los clientes en términos de experiencia de usuario.
La eficiencia operativa se puede mejorar aplicando ciertas y determinadas acciones en función de cada caso.
¿Cómo mejorar la eficiencia operativa? 5 pasos efectivos
Luego de entender el concepto principal de eficiencia operativa y sus indicadores más utilizados, es momento de llevar a la acción estas 5 recomendaciones que ayudarán a mejorarla:
1. Hacer un análisis profundo de la situación de la empresa
Es fundamental comenzar por este paso. De hecho, es la única manera en que se pueden identificar claramente cuáles son los puntos focales, fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora en la organización.
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2. Estudiar los costos de producción
Seguidamente, se deben analizar con mucho detalle, todos los costos asociados al proceso productivo de la empresa. De esta manera, se conocerá con exactitud, la cantidad de recursos, mano de obra y tiempo que se lleva cada actividad clave en la empresa.
Para saber más sobre los costos, te invito a ver estos artículos:
- 10 estrategias para reducir costos en una empresa
- Tipos de Costos de Producción + Ejemplos
- Qué son los Costos de Producción y Cómo Sacarlo
3. Identificar el posible origen de los errores
El objetivo es simple: identificar los errores y fallas que afectan la eficacia de los procesos de la empresa.
No obstante, lo realmente importante es conocer el origen o fuentes de esos errores y fallas. O al menos, tener una idea de dónde se producen.
Probablemente se encuentren uno o varios errores en todo el flujo de producción. Pero independientemente de la cantidad, el objetivo es solucionar el problema de raíz para asegurarse de que no se repita en el futuro y evitar invertir tiempo y recursos en soluciones momentáneas e improductivas.
4. Hacer uso de la tecnología
Los recursos tecnológicos juegan un papel importante en la eficacia operativa. En efecto, contar con soluciones y herramientas de tecnología optimizadas y orientadas a mejorar la producción es una forma ideal de garantizar buenos resultados en la eficacia operativa.
Asimismo, también se disminuyen las fallas en cualquier proceso de la empresa y su impacto en todo el flujo de producción.
Por supuesto, lo que se debe tener en cuenta es el tipo de herramientas tecnológicas que se usarán y si implican cierto entrenamiento previo por parte de los involucrados.
5. Promover una comunicación efectiva en todos los niveles de la organización
La recomendación es centralizar y unificar el flujo de información. De manera similar, reducir las etapas necesarias para que la comunicación fluya correctamente en todos los niveles de la empresa.
Mientras tanto, se fomenta la colaboración entre las distintas áreas de la empresa y se facilita la obtención de resultados positivos en la eficiencia operativa.
3 ejemplos de eficiencia operativa
El primer ejemplo en cómo una empresa podría mejorar su eficiencia operativa es optimizando la eficacia de los procesos:
Es decir, supongamos que se trata de una agencia de marketing digital. Los procesos, incluyen las tareas y tiempos de entrega a los clientes. ¿Cómo mejorar la eficiencia en este caso? Ofreciendo tiempos de entrega con holgura a los clientes de manera que, si uno de los colaboradores tiene un retraso en su tarea, este no afecte la fecha de entrega final.
Otro ejemplo podría ser, invirtiendo en la formación de sus empleados. Siguiendo con el caso de la agencia de marketing, acá lo importante es brindar cursos sobre métricas, uso de redes sociales y copywriting para mejorar la calidad de los proyectos entregados a los clientes.
Por último, promoviendo la comunicación efectiva en toda la organización. Aplicado al mismo caso de la agencia, hacer uso adecuado de las plataformas de comunicación y promover un lenguaje ameno, respetuoso y considerado por parte de todas las áreas de la organización.
En suma, la eficiencia operativa es un indicativo de cómo se están aplicando los procesos en la empresa en función a la calidad de los resultados. Por ende, es fundamental conocer estos aspectos y ponerla en práctica para mantener el flujo operativo de la empresa en positivo.
Preguntas Frecuentes sobre la Eficiencia Operativa
¿Cómo se calcula la eficiencia operativa de una empresa?
El cálculo de la eficiencia operativa de una empresa se puede realizar a través de una serie de indicadores o KPIs que permiten evaluar distintas áreas del desempeño de la empresa. Algunos de los indicadores más utilizados incluyen:
- ROI (Retorno de Inversión): Determina el tiempo en el que una inversión genera la rentabilidad necesaria para justificar su implementación.
- OEE (Overall Equipment Effectiveness): Muestra los factores que intervienen en la productividad en general, considerando la disponibilidad, el rendimiento y la calidad.
- FCO (Flujo de Caja Operativo): Este indicador refleja el beneficio operativo en términos de liquidez.
- NPS (Net Promoter Score): Mide el grado de lealtad que los clientes tienen con respecto a una marca, producto o servicio.
¿Cuando una empresa opera con eficiencia?
Una empresa opera con eficiencia cuando maximiza su productividad y optimiza el uso de sus recursos para alcanzar los objetivos propuestos. Esto se logra a través de la implementación de procesos y estrategias que permiten una mejor utilización de los recursos disponibles, tanto humanos como materiales, y que resultan en la producción de bienes o servicios de alta calidad con el mínimo de costos y desperdicio.
Además, se valora mucho la atención de calidad al cliente y un buen aprovechamiento de los recursos disponibles. La empresa también debe mantener una comunicación efectiva en todos los niveles de la organización y hacer uso de tecnología para mejorar sus procesos.
¿Cuál es la diferencia entre eficacia operacional y estrategia?
La eficacia operacional se refiere a realizar las actividades de la empresa de manera óptima, es decir, haciendo un uso eficiente de los recursos para lograr los resultados deseados. Incluye aspectos como la mejora de los procesos, la reducción de costos, el aumento de la productividad y la calidad del producto o servicio.
Por otro lado, la estrategia se refiere a la dirección en la que una empresa decide moverse para lograr una ventaja competitiva sostenible en el mercado. Es decir, cómo la empresa se diferencia de sus competidores y cómo crea valor para sus clientes. En resumen, mientras que la eficacia operacional se ocupa de “hacer las cosas bien“, la estrategia se ocupa de “hacer las cosas correctas“.
Conclusión
En resumen, la eficiencia operativa es una parte fundamental en el desempeño y desarrollo de cualquier organización. Su correcta gestión no solo implica optimizar los recursos disponibles, sino también la mejora continua de procesos y estrategias. Los indicadores como el ROI, OEE, FCO y NPS son instrumentos vitales para su medición y supervisión.
La implementación de medidas correctivas y preventivas en función de los errores encontrados, la utilización estratégica de la tecnología y una comunicación efectiva son pasos cruciales hacia la mejora de la eficiencia operativa.
Como se vio en los ejemplos, la eficiencia operativa se puede alcanzar y mejorar a través de diversas acciones y estrategias, siempre apuntando a un desempeño óptimo y al logro de los objetivos organizacionales. Sin duda, su correcta gestión es clave para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa.
