Aumentar la productividad siempre ha sido un tema recurrente en el mundo empresarial. En primer lugar, se trata de la manera más eficaz de lograr todos los objetivos planteados.
En segundo lugar, porque implica un mejor aprovechamiento de los recursos en función de mejores resultados.
De cualquier forma, ante la pregunta de “cómo aumentar la productividad en una empresa” siempre se han tejido diversas teorías y acciones, todas, con el mismo objetivo: mantener la productividad en niveles elevados.
¿Qué vamos a ver?
Cómo dejar de perder el tiempo y aumentar la productividad en una empresa
Hay que entender que en las empresas y organizaciones no existe una ciencia o fórmula exacta para aplicar los procesos. De hecho, lo que funciona hoy, puede que no funcione en dos días, y así sucesivamente.
No obstante, esto no indica que busquemos constantemente ideas, acciones y estrategias que ayuden a descubri rcómo aumenta la productividad en una empresa.
Entonces, ¿cómo aumentar la productividad en una empresa? ¿por dónde se debe comenzar?
Primero, enfocar las estrategias para dejar de perder el tiempo tomando en cuenta 3 pilares:
1. No conformarse, sino adaptarse
Puede que, durante una temporada, los resultados fueran muy buenos pero de la noche a la mañana todo cambia. En estos casos no hay que conformarse sino adaptarse, y por eso es la primera idea para dejar de perder el tiempo.
Evitar dejarse llevar por los buenos resultados y entender que lo que funcionó en un período, por ejemplo, no necesariamente funcionará en el próximo, es aprovechar el tiempo y los recursos para cambiar las acciones necesarias y aumentar la productividad.
2. Formar constantemente al equipo
Una de las claves sobrecómo aumentar la productividad de una empresa es contar con un equipo de expertos. Desde aquel colaborador que lleva años en la compañía, hasta los más nuevos, todos deben estar actualizados en sus áreas profesionales.
Incluso, la ganancia para los colaboradores es doble. Al tener una formación constante no solamente contribuyen a aumentar la productividad de la empresa, sino que, además, amplían sus conocimientos y áreas de competencia.
La otra ventaja de mantener una formación constante es fomentar la capacidad de adaptación de los colaboradores a los procesos tecnológicos más innovadores.
Hay que tener en cuenta que gran parte de una mejoría en la productividad es usar herramientas tecnológicas que muchas veces requieren de entrenamiento y adaptación.
Cuando se mantiene un programa de formación al equipo de colaboradores, se aprovecha la asimilación de este tipo de conocimientos y se mantiene la productividad.
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3. Delegar cuando sea necesario
Otra gran idea que implica no perder el tiempo y aumentar la productividad es saber delegar a todo el equipo. Es decir, repartir distintas responsabilidades a los distintos miembros para que todos se sientan importantes y productivos.
Por supuesto, cada puesto y cada colaborador tiene sus funciones específicas. Sin embargo, también se pueden repartir ciertas responsabilidades en todo el equipo y así fomentar la cohesión de grupo. En consecuencia, aumenta la productividad, se aprovecha mejor el tiempo y se obtienen mejores resultados.
Otro punto sería, luego de asimilar estos tres pilares, aplicar acciones específicas que ayuden acómo aumentar la productividad en una empresa.
Cómo aumentar la capacidad productiva de una empresa
Aumentar la productividad es un asunto serio y primordial en el que se debe tomar en cuenta este tipo de acciones:
1. Planificar objetivos claros y específicos
Es prácticamente imposible aumentar la productividad si no existe una clara definición de a dónde se quiere llegar y cómo se va a lograr esa meta.
En ese sentido, la primera acción es analizar, identificar, definir y planificar cada uno de los objetivos deseados. Para ello se debe realizar un plan estratégico en donde se reflejen las metas a corto, mediano y largo plazo y la razón de cada una de ellas.
2. Priorizar las acciones que se llevarán a cabo
En el punto uno, todo se plasmó en papel. Siguiendo con el orden, ahora se trata de organizar las acciones y ejecutarlas.
Es fundamental que luego de tener el plan bien delimitado, se consideren cada una de las acciones, pero manteniendo un orden prioritario. Es decir, organizar, pero en orden de importancia.
La intención acá es detectar las oportunidades de cambios y ajustes en función de aumentar la productividad. Pero lo realmente importante es aprender a priorizar.
3. Optimizar el tiempo
El tiempo es por excelencia, el recurso más importante para cualquier empresa.
En ese sentido, el tiempo también se debe planificar. ¿De qué forma? Registrando en esta misma planificación estratégica, un cuadro que refleje el tiempo estimado para cada acción en función de que no afecte la productividad.
De manera que, si una acción toma más tiempo del establecido, esto no implica una disminución de la capacidad productiva ni en los resultados.
4. Mantener la motivación y buen ambiente laboral
Muchos empresarios se olvidan de la relación directa de la motivación con la productividad.
No en balde, se dice que la felicidad de los colaboradores es directamente proporcional al aumento de la productividad.
El objetivo de este punto es impedir que la desmotivación o incomodidad de un colaborador afecte la fuerza productiva. La solución, es relativamente sencilla. Por ejemplo, tomar medidas para favorecer el trabajo remoto y la flexibilidad laboral en general.
Además, tener en cuenta siempre que la compensación salarial debe estar acorde a las labores de cada uno de los empleados. En otras palabras, evitar exigir mucho sin brindarle un buen salario y condiciones laborales adecuadas.
5. Eliminar todos los distractores
Así como el manejo del tiempo es el mejor aliado de la productividad, el enemigo número uno son los distractores.
Se recomienda eliminar del entorno laboral todo lo que pueda afectar la concentración y el foco. Por supuesto, no se trata de ser extremadamente restrictivos sin libertad a nada.
Simplemente es tener un espacio de trabajo adecuado en donde la concentración y la motivación de los empleados vayan tomados de la mano.
Para ello, es necesario que conozcas más sobre el Control Interno de una Empresa.
5 herramientas para aumentar la productividad en la empresa
Existen diversas herramientas que ayudan a aumentar la productividad, entre ellas tenemos:
- Trello: que permite organizar todas las tareas en tableros bien delimitados e identificados.
- Tomighty: es un temporizador gratuito que se carga en la barra de tareas y mide el tiempo en intervalos de 25 minutos separados por pequeñas pausas.
- Google Calendar: una aplicación que permite consultar la agenda con fotos, mapas y documentos.
- Buffer: ideal para gestionar varias cuentas en redes sociales, todo en un solo lugar.
- Dropbox: permite organizar fotos, documentos, vídeos y cualquier archivo, bajo una copia de seguridad y de fácil acceso desde cualquier dispositivo.
Al final, el objetivo siempre es el mismo: aplicar todas estas claves con toda la disposición y voluntad de hierro posibles. En consecuencia, aumenta la productividad y la empresa alcanza el éxito.
Por último, no olvidar que el manejo de la productividad debe ser flexible, organizado y enfocado.
