En el camino hacia el crecimiento y la escalabilidad empresarial, un sistema robusto de control interno es más que un requisito: es una ventaja competitiva.
Para los emprendedores que trabajan con EGM para acelerar sus negocios, implementar controles internos efectivos no solo previene riesgos financieros y operativos, sino que también fortalece la toma de decisiones y la integridad organizacional.
Profundicemos sobre cómo un control interno empresarial sólido puede transformar desafíos en oportunidades, asegurando que cada paso hacia el éxito esté bien gestionado.
¿Qué vamos a ver?
¿Qué es el control interno de una empresa?
El control interno de una empresa comprende todas las actividades y acciones que se llevan a cabo para el buen funcionamiento de una organización.
Por ello, su objetivo principal, es cuidar los recursos de una empresa para evitar errores, pérdidas o situaciones que afecten la rentabilidad.
En efecto, permite frenar fallos importantes, entre los que se destacan:
- Riesgos de carácter estratégico.
- Riesgos de índole operativa.
- Fraudes en procesos internos o externos.
- Fuga de información confidencial.
- Riesgos del tipo técnico y legal.
- Riesgos financieros.
- Riesgos que en general afecten la reputación de la empresa.
- Entre otros.
Es vital gestionar el buen control interno de una empresa en todas las actividades que se realizan diariamente.
La intención, siempre será constante: minimizar los errores operativos y poder alcanzar los objetivos de negocio.
¿Cómo hacer el Control Interno de una empresa?
En pocos pasos podemos resumir todo el proceso administra de hacer el control interno de una empresa a continuación:
- Establecer objetivos claro: Definir los objetivos estratégicos y operativos de la empresa para determinar qué controles son necesarios.
- Identificar riesgos: Realizar un análisis de riesgo para descubrir vulnerabilidades en áreas financieras, operativas, tecnológicas, legales y de mercado.
- Diseñar controles internos: Crear controles específicos que respondan a los riesgos identificados, incluyendo procesos de aprobación y revisiones.
- Implementar controles: Poner en marcha los controles diseñados y asegurar su integración en las actividades diarias, junto con la capacitación necesaria para el personal.
- Comunicar políticas de la empresa: Informar a todos los empleados sobre las políticas y procedimientos de control interno, asegurando que comprendan su rol dentro del sistema.
- Monitorear y revisar controles: Establecer un proceso de monitoreo continuo para evaluar la efectividad de los controles y realizar auditorías internas regularmente.
- Informar hallazgos: Desarrollar un mecanismo para reportar fallos en los controles, fraudes o ineficiencias, incluyendo un sistema de denuncias anónimas.
- Evaluar la tecnología: Revisar periódicamente las tecnologías empleadas para apoyar los controles internos y garantizar que sean adecuadas y seguras.
- Capacitar y educar: Ofrecer formación continua sobre la importancia de los controles internos y la influencia de las acciones individuales en la eficacia de estos.
- Ajustar y mejorar: Realizar ajustes en los controles internos basados en el feedback y los resultados del monitoreo, adaptándolos a nuevas condiciones y retos.
5 Tipos de Control Interno de una Empresa
Estos son los 5 tipos de control interno de una empresa:
- Control preventivo: ayuda a prevenir errores, fraudes o fallas en la empresa, abarcando todos los departamentos. Entre sus ventajas destacan el control general, la medición de la calidad y eficiencia operativa, y la prevención de errores.
- Control de detección: Este control complementa al preventivo al identificar posibles errores, riesgos, omisiones o actos deliberados que amenacen la seguridad de la organización. Previene registros inadecuados y mide la calidad de los códigos de ética.
- Control correctivo: se encarga de solucionar fallas o revertir eventos no deseados, planificando y aplicando soluciones eficaces a problemas identificados anteriormente.
- Control de calidad de información: Extensión del control correctivo, este control asegura que la información que se maneja durante la resolución de problemas de la empresa sea adecuada y oportuna, y protege contra la fuga de información sensible.
- Control de rendimiento: mide los resultados de la planificación y acciones previas, compara el rendimiento y calidad, y ajusta o elimina procesos según sea necesario.
Vamos a profundizar en cada uno de ellos:
1. Control preventivo
Se trata de un tipo de control interno que ayuda a prevenir cualquier error, fraude o fallo dentro de una empresa. Por supuesto, su objetivo va mucho más allá de solo evaluar el área financiera.
También, ayuda a prevenir los aspectos que deben tener en cuenta todos los departamentos de la organización, para que la operación diaria funcione correctamente y no incurra en errores de ningún tipo.
Dentro de sus ventajas se encuentran:
- Permite el control general de la organización.
- Mide la calidad de las operaciones.
- Disminuye la posibilidad de errores.
- Fomenta una mejor toma de decisiones estratégicas.
- Actuar oportunamente antes de que un problema se desarrolle.
Finalmente, es importante resaltar que cada empleado debe participar en este tipo de control interno para que pueda completarse con éxito.
2. Control de detección
Ayuda a identificar los posibles errores, riesgos, omisiones o actos deliberados que vulneren la seguridad de la organización.
De hecho, cada una de sus acciones complementa al control interno preventivo con la intención de ver aquello que en el primer control no fue percibido.
Dentro de sus ventajas se destacan:
- Previene cualquier registro inadecuado.
- Identifica si hay exceso de confianza en los colaboradores.
- Mide la calidad de los códigos de ética y conducta.
La intención en este control es tomar medidas preventivas ante cualquier problema futuro.
3. Control correctivo
En este caso, se llevan a cabo las acciones requeridas para solucionar una falla o revertir un evento no deseado.
Es decir, en este tipo de control se planifican y aplican las soluciones eficaces a aquellos problemas que surgieron y se identificaron en los controles anteriores.
También, ofrece nuevas medidas y establece normas para que los errores no se vuelvan a cometer.
4. Control de calidad de información
Este tipo de control interno de una empresa es una extensión del anterior.
En este caso, el objetivo es velar porque la información que se gestione mientras se da solución a los fallos, sea la adecuada y oportuna.
En otras palabras, se enfoca en gestionar la comunicación estratégica mientras se aplica el control de daños.
Así mismo, garantiza que no haya fuga de información sensible o que no venga de fuentes oficiales.
5. Control de rendimiento
En este último tipo de control, el objetivo es medir los resultados de la planificación y aplicación de acciones anteriores.
Acá se compara el rendimiento y calidad de cada uno de los resultados y se establecen conclusiones para evitar repetir los fallos y errores en el futuro.
También se ajustan los procesos administrativos que así lo requieran y se eliminan los que ya no son necesarios.
5 Ejemplos de Control Interno en una Empresa
Cuando nos refermos al “Control Interno de una Empresa Ejemplo” la idea es que puedas ver de forma clara y precisa qué practicas ayudan según el tipo de empresa que gestiones.
A continuación te mostramos 5 ejemplos, enfocados en diferentes industrias:
Ejemplo de Control Interno de una Empresa Comercial
Las empresas comerciales suelen enfrentar desafíos relacionados con el manejo de inventarios, efectivo y recepciones de pagos.
Aquí algunos ejemplos de control interno:
- Segregación de funciones: Asegurar que las responsabilidades de recibir pagos, registrar transacciones y reconciliar balances estén divididas entre diferentes empleados.
- Control de inventario:
- Inventario periódico: Realización de conteos físicos regulares y su reconciliación con los registros contables.
- Sistemas de control de stock: Uso de software para monitorear los niveles de inventario en tiempo real.
- Autorizaciones:
- Límites de crédito: Establecer límites de crédito para clientes para minimizar el riesgo de incobrabilidad.
- Aprobaciones de descuentos: Implementar un sistema de aprobaciones para descuentos y promociones.
- Seguridad de activos:
- Cámaras de seguridad: Instalación en áreas críticas como almacenes y cajas.
- Cajas fuertes: Uso para guardar efectivo y documentos importantes.
- Auditorías internas: Realización regular de auditorías internas para revisar y mejorar los controles.
Control en una Empresa Ejemplo de una Constructora
Las constructoras deben gestionar efectivamente los recursos en múltiples proyectos y ubicaciones.
- Control de costos de proyectos: Uso de software de gestión de proyectos para monitorear en tiempo real los costos versus el presupuesto.
- Gestión de subcontratistas:
- Contratos claros: Incluir cláusulas de penalización por retrasos y estándares de calidad.
- Verificaciones regulares: Supervisión continua de la labor de los subcontratistas.
- Control de equipos y herramientas:
- Registro y seguimiento: Mantener un registro detallado de la ubicación y estado de equipos.
- Revisión periódica de herramientas: Verificar el estado y funcionamiento adecuado de herramientas en obra.
- Seguridad en el sitio:
- Normas de seguridad: Cumplimiento estricto de normativas de seguridad laboral.
- Entrenamientos regulares: Capacitaciones constantes sobre riesgos y medidas de prevención.
- Reportes de avance: Generación de reportes periódicos de avance de proyectos para ajustes y controles necesarios.
Ejemplo de Control Interno de una Empresa de Servicios
En las empresas de servicios, es crítico controlar la calidad y la eficiencia del servicio ofrecido.
- Control de tiempos y asistencias: Uso de sistemas de registro de tiempo para asegurar la productividad del personal.
- Evaluación de la calidad del servicio:
- Encuestas de satisfacción del cliente: Recopilación y análisis de feedback de clientes.
- Evaluaciones de desempeño: Revisión regular del desempeño de empleados basado en métricas claras.
- Gestión de contratos:
- Revisión y aprobación: Procesos establecidos para la revisión y aprobación de contratos por parte de la gerencia.
- Confidencialidad de la información:
- Políticas de privacidad: Implementación de políticas de manejo seguro de información confidencial.
- Capacitaciones en seguridad de la información: Entrenamientos regulares para empleados.
- Auditorías de procesos: Auditorías internas para revisar y optimizar los procesos del servicio.
Ejemplo de Control Interno de una Empresa Agropecuaria
La gestión eficiente de recursos naturales y humanos es clave en el sector agropecuario.
- Control de inventarios de insumos y productos:
- Sistemas de gestión de inventario: Implementación de tecnología para el seguimiento de insumos y productos.
- Monitoreo de cultivos y ganado:
- Sensores y drones: Uso de tecnología para monitorear la salud de cultivos y ganado.
- Registros sanitarios: Mantenimiento de registros detallados de la salud y tratamientos de animales.
- Gestión de recursos hídricos:
- Controles de uso de agua: Implementación de sistemas para medir y controlar el consumo de agua.
- Protección contra riesgos climáticos:
- Seguros agrícolas: Contratación de seguros adecuados para protegerse contra eventos climáticos adversos.
- Auditorías de sostenibilidad: Revisión de prácticas agrícolas para asegurar la sostenibilidad y cumplimiento ambiental.
Ejemplo de Control Interno de una Empresa Industrial
En la industria, los controles se centran en la producción, calidad, y cumplimiento normativo.
- Control de calidad en la producción:
- Inspecciones de calidad: Inspecciones regulares en las líneas de producción.
- Calibración de equipos: Calibración periódica de maquinaria para garantizar precisión.
- Gestión de la cadena de suministros:
- Evaluación de proveedores: Procesos rigurosos para la selección y evaluación continua de proveedores.
- Seguridad laboral:
- Equipos de protección personal (EPP): Suministro adecuado y uso obligatorio de EPP.
- Capacitaciones y simulacros: Implementación regular de entrenamientos y prácticas de emergencia.
- Control de emisiones y residuos:
- Monitoreo ambiental: Instalación de sistemas para controlar y reducir emisiones y residuos.
- Auditorías de cumplimiento normativo: Auditorías internas y externas regulares para asegurar el cumplimiento de normativas.
Cada uno de estos controles internos está diseñado para mitigar riesgos específicos asociados con el tipo de negocio, asegurando una operación eficiente y conforme a regulaciones aplicables.
Herramientas de control interno de una empresa
Entre las herramientas de control interno de una empresa se encuentran los modelos de control interno llamados COSO (elaborado por “Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission”) y COCO (del “The Criteria of Control Board” y CADBURY que proviene de su creador “Sir Adrian Cadbury”)
1- “COSO”
Resalta la necesidad de que tanto la alta dirección como el resto de colaboradores de la organización entiendan y profundicen la importancia del control interno.
Algunas de sus ventajas son:
- Permite tener una visión global de los riesgos.
- Aplica planes ajustados a la gestión de riesgos.
- Prioriza los objetivos empresariales.
- Enfoca los objetivos generales de las distintas áreas de la empresa.
- Apoya las actividades de planificación estratégica y control interno.
- Fomenta la cultura organizacional.
Además, dentro de su área de operaciones se encuentran a su vez, el COSO 1, COSO 2 Y COSO 3, que facilitan la aplicación de los objetivos de seguridad y planes estratégicos.
2- “COCO”
Se deriva de una extensa revisión del modelo COSO.
Sin embargo, la diferencia es que acá se presenta un reporte más sencillo, entendible y de gran alcance para cualquier organización.
Utiliza una referencia de 20 criterios diferentes agrupados en 4 componentes, en los que una empresa puede utilizar para desarrollar, evaluar, gestionar y modificar cualquier proceso de control interno.
Estos componentes son:
-
- Propósito: incluye misión, visión, estrategia, riesgos, políticas, objetivos e indicadores de desempeño.
- Compromiso: considera todos los aspectos inherentes a la identidad de una empresa.
- Capacidad: comprende aspectos de conocimiento, habilidades y herramientas de información y control.
- Evaluación: considera la evolución de la empresa a través del monitoreo constante.
Una de las principales ventajas del modelo COCO es que se adapta a cualquier tipo de organización y se ajusta a las necesidades e intereses de cada empresa.
3- “CADBURY”
Aborda aspectos externos que podrían afectar a la empresa como lo son los de índole gubernamental, corporativo o financiero.
Así mismo, sigue una serie de pautas que permiten plantear exigencias sobre los altos directivos de una empresa, con el objetivo de mejorar el control interno de la organización.
No cabe la menor duda que el control interno de una empresa cumple un rol fundamental dentro del desarrollo exitoso de cualquier organización.
Lo importante, es determinar lo que necesita la empresa en la actualidad y considerar el control interno más ajustado a las necesidades de cada caso.
Preguntas Frecuentes
¿Quién lleva el control interno de una empresa?
El control interno de una empresa es llevado a cabo por varios actores dentro de la organización.
Este deberá ser implementado por la alta dirección, que son los encargados de establecer las políticas y procedimientos de control.
Sin embargo, la responsabilidad de mantener y seguir estos controles es compartida por todos los empleados de la organización. Además, en muchas empresas se cuenta con un departamento de auditoría interna específicamente dedicado a supervisar y mejorar estos controles.
¿Qué se revisa en un control interno de la empresa?
En un control interno de una empresa se revisan varios aspectos que van más allá de lo financiero. Entre los elementos revisados se encuentran los riesgos estratégicos, operativos, técnicos, legales y financieros.
También se controla la calidad de las operaciones, la prevención de fraudes y la protección de información confidencial. Se asegura que los códigos de ética sean respetados y que se cumpla con las políticas, normas y procedimientos de la empresa.
¿Cuál es el componente más importante del control interno?
Es difícil señalar un componente como el “más importante” ya que todos son necesarios para un sistema de control interno eficaz.
Sin embargo, el control preventivo es fundamental ya que permite detectar y prevenir posibles problemas antes de que ocurran. Este control abarca todos los departamentos y ayuda a mantener la calidad de las operaciones y la prevención de errores.
Aún así, cada componente tiene su importancia y todos deben ser efectivamente gestionados.
¿Cuál es la importancia del control interno en una empresa?
El control interno de una empresa es crucial para su éxito y estabilidad.
Ayuda a proteger los recursos de la empresa, prevenir errores y fraudes, y asegurar que la empresa está funcionando de manera eficiente y efectiva.
También permite a la empresa anticipar problemas como pérdida de activos, mala reputación y riesgos de varios tipos. Además, un buen control interno contribuye a la toma de decisiones estratégicas y a la consecución de los objetivos de la empresa.
Conclusión
El control interno de una empresa es una herramienta indispensable para asegurar la eficacia operativa, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento con las normas y leyes. Los diferentes tipos de control —preventivo, de detección, correctivo, de calidad de información y de rendimiento—, todos juegan roles vitales en el funcionamiento óptimo de una empresa.
Además, los modelos de control interno como COSO, COCO y CADBURY, ofrecen marcos y estructuras valiosas para implementar y mejorar el control interno.
Al final del día, un sistema de control interno fuerte es clave para el éxito a largo plazo de cualquier empresa, minimizando riesgos y maximizando la eficiencia y la rentabilidad.
