Ciertamente, pasamos la mayor parte del día en el lugar de trabajo.
Por ello, es normal que a veces, se puedan generar conflictos dentro de la oficina, en el negocio con algún colaborador, o incluso, con clientes o proveedores.
Los problemas comunes en una empresa, son situaciones normales con las que se debe lidiar a diario.
Sin embargo, es necesario resolverlos inmediatamente, para que el entorno laboral no se convierta en negativo y así, evitar que afecte procesos productivos importantes.
Hay que considerar que las relaciones con los clientes, la motivación y rendimiento de los colaboradores, etc, son muy vulnerables a este tipo de conflictos.
Te explicaremos los problemas de empresas y algunos métodos para darles una solución efectiva.
¿Qué vamos a ver?
- 7 problemáticas en una empresa y soluciones
- Así se pueden desarrollar habilidades para resolver los problemas más comunes en una empresa
- Cómo detectar problemas y oportunidades en una empresa
- Métodos de solución de problemas en una empresa
- Problemática de una Empresa Ejemplo: 2 Empresas famosas como caso de estudio
7 problemáticas en una empresa y soluciones
Si bien, existen numerosos problemas más comunes en una empresa, nos enfocaremos en los 7 más frecuentes:
1- Ausencia de trabajo en equipo
Trabajar en equipo y de forma colaborativa, es garantía del aumento de la productividad, creatividad y fortalecimiento de la cultura organizacional.
Sin embargo, hay casos en donde los empleados no comprenden esta realidad, y deciden trabajar de forma individual, generando un posible conflicto en la empresa.
Soluciones sugeridas:
Para fomentar el trabajo en equipo, la empresa puede implementar programas de team building diseñados específicamente para mejorar la colaboración.
Estos programas pueden incluir actividades fuera del lugar de trabajo, talleres sobre comunicación efectiva y sesiones de resolución de problemas en grupo.
Además, sería beneficioso establecer objetivos comunes que requieran la cooperación de todos los miembros del equipo, como lo son las dinámicas de liderazgo, reforzando la idea de que el éxito individual está ligado al éxito colectivo.
2- Fallas de comunicación
Falta de comunicación o mantener una comunicación deficiente, causan serios problemas laborales.
El motivo es que se mal interpretan mensajes importantes que podrían causar situaciones de tensión y conflictos entre los colaboradores.
Soluciones sugeridas:
Una estrategia efectiva para mejorar la comunicación consiste en la implementación de herramientas y plataformas tecnológicas que faciliten un flujo constante de información.
La capacitación en habilidades comunicativas es esencial, centrándose en la escucha activa y la claridad al expresar ideas.
Establecer rutinas de check-ins regulares donde los empleados puedan expresar preocupaciones y actualizar sobre su progreso también puede ayudar a minimizar malentendidos y a mantener a todos alineados con los objetivos de la empresa.
Algunas de las herramientas tecnológicas más populares son:
- Slack: Es una plataforma de mensajería para equipos que permite la creación de canales temáticos, chats privados y llamadas de voz o vídeo. Su integración con múltiples aplicaciones de terceros facilita la gestión de tareas y proyectos de manera centralizada.
- Microsoft Teams: Parte de la suite de Office 365, esta herramienta ofrece funcionalidades de chat, reuniones virtuales, llamadas y colaboración en documentos en tiempo real. Teams es especialmente útil para organizaciones que ya utilizan otros productos de Microsoft.
- Zoom: Conocida principalmente por sus capacidades de videoconferencia, Zoom permite realizar reuniones virtuales de alta calidad, webinars y conferencias, facilitando la comunicación a distancia entre equipos dispersos geográficamente.
- Asana: Este es un software de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a organizar, rastrear y gestionar su trabajo. Asana permite asignar tareas, establecer plazos y comunicar detalles del proyecto dentro de un espacio de trabajo compartido.
- Trello: Es una herramienta de gestión visual de proyectos basada en el sistema de tableros Kanban. Los usuarios pueden crear tarjetas para tareas y moverlas entre columnas para indicar el progreso. Trello facilita la visibilidad del estado de los proyectos y mejora la comunicación sobre el flujo de trabajo.
- Google Workspace (anteriormente G Suite): Incluye Gmail, Docs, Drive, Calendar y más, permitiendo una colaboración y comunicación efectivas mediante el uso compartido de documentos y la fácil integración de calendarios y correo electrónico.
- Confluence: Esta es una herramienta de colaboración y gestión del conocimiento que ayuda a los equipos a crear, compartir y colaborar en contenido y documentación en un lugar centralizado.
- Salesforce Chatter: Es una aplicación de colaboración empresarial dentro de Salesforce que permite a los empleados y equipos colaborar en ventas, servicio al cliente, marketing y más, mediante feeds similares a los de las redes sociales.
Si quieres profundizar un poco más sobre los mecanismos para mejorar la comunicación en la empresa, mira este artículo: Cómo resolver problemas de comunicación en una empresa
3- Compañeros de trabajo tóxicos
Los colaboradores “tóxicos” dejan a su paso un ambiente negativo, pesado, lleno de chismes, intrigas y comentarios sin fundamentos, que producen conflictos laborales recurrentes.
Este tipo de personas son las que les gusta ser el centro de atención en todo momento, son criticones, tienen agendas ocultas y por supuesto, son los primeros en regar chismes en toda la empresa.
Soluciones sugeridas:
Sabemos que abordar el comportamiento tóxico en el lugar de trabajo requiere un enfoque proactivo.
La empresa debe establecer una política clara contra el acoso y la discriminación, acompañada de un proceso confidencial y accesible para reportar comportamientos inapropiados.
Las sesiones de capacitación sobre ética laboral y sensibilidad cultural también pueden ayudar a crear un ambiente de trabajo más inclusivo y respetuoso.
Asimismo, es crucial que los líderes actúen como modelos a seguir, mostrando respeto y equidad en todas sus interacciones.
Otra clave en este proceso es hacer que el proceso de selección sea mejor y más eficaz. Este tipo de comportamientos pueden ser detectados incluso antes de la contratación de una persona.
Por ello, el diseño de un perfil del trabajador para la compañía es importantísimo a la hora de evitar este tipo de conductas nocivas.
4- Jefes o líderes tóxicos
También es frecuente encontrarse con jefes y líderes tóxicos, que nada hacen o aportan muy poco, para que el equipo de empleados cumpla con sus tareas eficientemente.
Incluso, puede darse el caso de que sean abusivos, arrogantes, controladores, egoístas, malos comunicadores y discriminadores.
Soluciones sugeridas:
Para combatir el liderazgo tóxico, es importante implementar evaluaciones de desempeño regulares que incluyan feedback de 360 grados, permitiendo a los subordinados expresar su opinión de manera anónima.
Programas de capacitación en liderazgo que enfaticen la empatía, la justicia y las habilidades de comunicación pueden transformar líderes problemáticos.
Si el comportamiento no mejora, puede ser necesaria la reubicación de estos líderes o su sustitución por personas con un enfoque más positivo y colaborativo.
5- Competitividad negativa
Existe un nivel muy frágil, en donde la competitividad pasa de ser positiva a convertirse en negativa, insana o tóxica.
Por ejemplo, cuando se premia a los empleados de forma individual.
También, cuando hay desigualdad de condiciones, pero el mismo nivel de exigencia, o cuando hay un trato preferencial con uno o varios colaboradores, etc.
Soluciones sugeridas:
Para transformar una cultura de competitividad negativa en una positiva, es crucial revisar las políticas de incentivos y reconocimientos.
Priorizar recompensas basadas en el desempeño del equipo en lugar de logros individuales puede fomentar un espíritu de colaboración.
Asimismo, implementar revisiones de equidad para asegurar que todos los empleados tengan las mismas oportunidades y recursos puede ayudar a mitigar sentimientos de injusticia y rivalidad.
6- Colaboradores que no rinden lo esperado
Es cuando un compañero trabaja individualmente sin pedir ayuda, pero no rinde productivamente en comparación del resto, provocando que los resultados de todo el grupo, se perjudiquen.
Soluciones sugeridas:
- Identificación de áreas de mejora: Observar y registrar las áreas específicas donde el empleado necesita mejorar. Esto puede incluir habilidades técnicas, eficiencia en el trabajo, o habilidades interpersonales.
- Definición de objetivos claros y medibles: Establecer metas específicas que el empleado debe alcanzar. Estas deben ser realistas, alcanzables y cuantificables, con plazos definidos para su evaluación.
- Desarrollo de un plan de acción: Crear un plan detallado que incluya pasos concretos para alcanzar los objetivos establecidos. Esto puede implicar capacitación adicional, tutoría de colegas más experimentados, o ajustes en las responsabilidades laborales.
- Apoyo y recursos: Proporcionar al empleado los recursos necesarios para mejorar su desempeño. Esto puede incluir acceso a cursos de formación, seminarios, nueva tecnología o herramientas, y asesoría constante.
- Seguimiento regular: Establecer reuniones regulares de seguimiento para discutir el progreso del empleado hacia los objetivos establecidos. Estas reuniones deben servir para dar retroalimentación constructiva y ajustar el plan según sea necesario.
- Evaluación de progreso: Al final del período establecido en el plan de mejora, realizar una evaluación formal para determinar si los objetivos se han alcanzado y decidir los pasos a seguir, que pueden incluir la continuación del plan, la reasignación de tareas, o en casos extremos, la consideración de medidas disciplinarias.
Los prejuicios producen conflictos en todos los ámbitos de la vida, incluidos en el laboral.
Compañeros que hacen comentarios o muestran actitudes de intolerancia social, homofobia, machismo, etc, son motivos suficientes para crear problemáticas comunes en las empresas.
Soluciones sugeridas:
- Programas de capacitación en diversidad e inclusión: Organizar talleres y seminarios que eduquen a los empleados sobre los beneficios de un entorno de trabajo diverso y los efectos negativos de los prejuicios. Estos programas deben incluir formación sobre sensibilidad cultural, anti-discriminación, y cómo valorar las diferencias individuales.
- Políticas claras y consecuencias definidas: Establecer políticas firmes que prohíban cualquier forma de discriminación y prejuicio. Es crucial que estas políticas sean bien comunicadas a todos los empleados y que se apliquen consecuencias reales y justas para quienes las infrinjan.
- Fomento de un ambiente de apertura y diálogo: Promover un clima donde los empleados se sientan seguros para expresar sus preocupaciones y experiencias relacionadas con la discriminación. Esto puede incluir sesiones de escucha abierta, buzones de sugerencias anónimos y encuentros regulares donde se discutan estos temas.
- Líderes como modelos a seguir: Asegurarse de que los líderes y gerentes demuestren, a través de sus acciones y palabras, un compromiso con la inclusión y el respeto por la diversidad. El comportamiento de los líderes tiene un fuerte impacto en la cultura de la organización.
- Evaluación continua y mejora de las prácticas de inclusión: Realizar auditorías regulares y evaluaciones de las prácticas de diversidad e inclusión de la empresa para identificar áreas de mejora. Utilizar los resultados para realizar ajustes en las políticas y prácticas, asegurando que se promueva activamente un entorno de trabajo inclusivo y respetuoso.
Así se pueden desarrollar habilidades para resolver los problemas más comunes en una empresa
Se requiere de ciertas habilidades específicas para resolver problemáticas comunes en una empresa.
Entre ellas se destacan:
- Observación y análisis del entorno.
- Capacidad de escuchar y aceptar distintos puntos de vista.
- Liderazgo personal y de grupo.
- Habilidad de contemplación de las partes involucradas en el conflicto.
- Fomentar el equilibrio, no inclinarse por ningún lado.
- Saber establecer objetivos y soluciones efectivas.
- Estar propenso a la comunicación y a la escucha activa.
- Saber fomentar la paz.
- Abrirse a las opiniones y pensamientos diferentes.
- Capacidad de influencia positiva.
- Controlar las emociones y sentimentalismos.
Cómo detectar problemas y oportunidades en una empresa
Para detectar problemas empresariales, recomendamos seguir estos pasos:
- Validar que, en efecto, se trata de un problema laboral y no personal.
- Analizar el origen del conflicto.
- Identificar desde cuándo está sucediendo y las posibles causas que lo producen.
- Analizar las causas del conflicto, por separado.
- Comprobar si hay medidas que se han aplicado para resolver el conflicto y medir su efectividad.
- Identificar si hay una oportunidad dentro de ese conflicto.
- Medir el impacto del conflicto y trabajar en métodos para solucionarlo.
Métodos de solución de problemas en una empresa
Para solucionar problemáticas de una empresa, te sugerimos los siguientes métodos:
1- Análisis exhaustivo del problema
Las habilidades de observación y análisis son especialmente importantes en este método. Es fundamental que se observe desde afuera, todo el conflicto y se analicen sus distintos matices, hechos e identificación de necesidades.
2- Generar soluciones al problema
Es recomendable incluso, trabajar en equipo para generar más soluciones. En este método, intervienen las habilidades de contemplación de todas las partes afectadas, equilibrio, fomentar la paz, planificación de proyectos, pensamiento creativo y lluvia de ideas, saber establecer objetivos, etc.
3- Comparar varias soluciones para determinar la más efectiva
Fundamenta estas comparaciones, en factores como el tiempo de ejecución, costos, recursos usados y obstáculos. En este caso, la habilidad más importante es saber abrirse a opiniones y pensamientos diferentes, así como también, la mediación, el equilibrio y el sentimiento de justicia.
4- Implementar el plan de resolución del conflicto
Es sencillamente, ejecutar las acciones estratégicas de forma directa, para dar solución al problema.
5- Evaluar y medir la efectividad de estas acciones
Tomando en cuenta los puntos de referencia establecidos, se procede a medir y evaluar si en efecto, se ha dado solución al problema en cuestión.
Problemática de una Empresa Ejemplo: 2 Empresas famosas como caso de estudio
1- Starbucks
Luego de la recesión del año 2007, esta compañía era un cúmulo de problemas de una empresa, que abarcaban desde conflictos internos entre sus trabajadores, hasta líderes y jefes tóxicos. ¿La solución? Uno de sus más altos directivos se detuvo a observar y pensar en estos problemas en cada una de sus sucursales, visitándolas como un cliente más. El resultado fue un plan de solución que acabó con todos los conflictos.
2- Lego
Para el año 2003, Lego enfrentaba una gran crisis interna, producto de años de malas estrategias y una inadecuada administración de sus inversiones. ¿La solución? Fomentaron el trabajo en equipo, y fueron capaces de implementar innovaciones tecnológicas en toda la empresa y hoy en día, todavía gozan de bastante éxito.
Estos fueron dos ejemplos de grandes compañías, que transformaron los problemas comunes de una empresa, en grandes oportunidades.
En resumen, lo importante es reflexionar sobre todos los aspectos mencionados en este artículo, y enfocarlos para dar solución a cualquier problema laboral, que pudiera afectar a tu empresa.
