Indudablemente, la comunicación es esencial para la correcta gestión de las empresas.
Por un lado, garantiza que los procesos dentro de la organización se ejecuten eficazmente, y por otro, contribuye notablemente al desarrollo general de la empresa.
De hecho, ha cobrado tanta importancia en el ámbito corporativo, que ahora se habla de comunicación en la empresa, como una rama distinta a la comunicación en general.
Por ese mismo motivo, es uno de los factores principales a la hora de mejorar la productividad y aumentar el compromiso laboral de los empleados.
Ahora bien, para entender un poco más sobre la comunicación en la empresa, es necesario conocer los aspectos que desarrollaremos a continuación.
¿Qué vamos a ver?
Qué es la comunicación en la empresa
Empecemos por su definición.
La comunicación en la empresa, es un conjunto de acciones comunicacionales dirigidas a los empleados de una organización, para fomentar el diálogo e impulsar la participación activa de todos los departamentos que la conforman.
El objetivo de la comunicación en la empresa es mejorar los resultados de negocio y ayudar a mantener un clima laboral sano.
También, fomentar los valores de la colaboración y la motivación para que contribuyan a aumentar la rentabilidad de la organización.
Como proceso, la comunicación en la empresa motiva, integra a los empleados y disminuye la fuga de talento humano.
También, favorece un mayor entendimiento entre los distintos departamentos de la organización y promueve la participación de todos.
Como metodología, también se le conoce como comunicación corporativa, o comunicación organizacional, y contribuye a mejorar el proceso de toma de decisiones, resolución de conflictos, aumenta la eficacia y la coordinación de la empresa.
Tipos de comunicación en una empresa
La comunicación en la empresa se divide fundamentalmente en dos tipos: la comunicación interna y la comunicación externa.
1- Comunicación interna
Es la que tiene lugar entre los miembros de una misma organización. A pesar de su indudable relevancia, es un tipo de comunicación que, con mucha frecuencia, se descuida al máximo, a tal punto de llegar a un nivel donde difícilmente se puede mejorar.
A su vez, la comunicación interna trabaja en dos líneas de actuación:
- La comunicación formal: es la que se crea y difunde a través de diferentes canales internos como lo son la intranet de la empresa, el correo electrónico, newsletters, boletines en papel o en la cartelera oficial, etc. Su objetivo es comunicar eficazmente información relevante y de carácter oficial.
- La comunicación informal: es la que se difunde diariamente entre los compañeros, empleados, superiores, líderes, etc. Es decir, se trata de la comunicación diaria entre los miembros de la empresa.
En suma, la comunicación interna de las empresas (tanto la formal como la informal), debe ser expresamente clara, simple, articulada y usando un lenguaje que se pueda comprender fácilmente.
2 – Comunicación externa
Es la comunicación que se dirige a toda la población externa a la compañía. Incluye clientes potenciales y reales, proveedores, grupos de opinión, la competencia, el público y sociedad.
Por lo general, es un tipo de comunicación que difunde información comercial, mensajes destinados a captar clientes, o para dar a conocer un producto o servicio específico. Pero también, se utiliza para transmitir una buena imagen corporativa de la empresa, y así, causar un impacto positivo en la sociedad.
Por último, las campañas de marketing que se hacen en las redes sociales de la empresa, o las de email masivos, también forman parte del conglomerado de información que pertenece a la comunicación externa de una empresa.
Importancia de la comunicación en la empresa
La comunicación en la empresa es especialmente importante porque:
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- Permite una mejor adaptabilidad a los procesos de la empresa.
- Optimiza los procesos de toma de decisiones.
- Aumenta la motivación y la cohesión del equipo.
- Fomenta el compromiso de los empleados.
- Ayuda a que los objetivos se cumplan más eficazmente.
- Mejora los niveles de desempeño dentro de la empresa.
- Fortalece las relaciones entre los empleados.
- Incrementa la productividad.
- Aporta una visión estratégica a los objetivos de negocio.
- Ayuda a un mejor desarrollo de las actividades y procesos dentro de la organización.
- Establece canales de comunicación inclusivos, es decir, promueve espacios para que los empleados tengan oportunidad de expresarse.
- Optimiza los procesos de retroalimentación.
- Es la base de la cooperación y colaboración entre empleados.
- Mejora la comprensión y el desempeño voluntario de las instrucciones que se deben seguir para cumplir con las tareas diarias.
- Permite trabajar de forma coordinada y efectiva.
- Incrementa la satisfacción laboral.
- Contribuye a crear un ambiente de confianza y tranquilidad.
- Aumenta la lealtad de los empleados hacia la empresa.
- Permite una fluidez comunicacional sana y respetuosa. Es decir, fomenta espacios donde se pueden expresar distintos puntos de vista respetuosamente, sin temor a ser atacados o juzgados.
- Mejora los procesos de resolución de conflictos y gestión de crisis.
- Agiliza la innovación tecnológica y empresarial.
- Mejora las asociaciones comerciales y alianzas estratégicas de empresas.
- Optimiza la fluidez de información con los proveedores.
- Contribuye al fortalecimiento de una buena imagen corporativa.
- Permite adaptarse eficientemente a los cambios bruscos del mercado.
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Cómo mejorar la comunicación en una empresa
Existen diversas prácticas que, aplicadas correctamente, fomentarán una buena comunicación organizacional. Las 3 más destacadas son:
1- Escuchar a los empleados
Se trata de mantener una escucha activa con los empleados de la organización para conocer lo que ellos pueden aportar.
Por supuesto, no es lo mismo oír, que escuchar. Escuchar incluye una información más completa, oír es simplemente asimilar información superficialmente sin ahondar en la comprensión y entendimiento del mensaje.
2- Planificación y más planificación
Tal como sucede con otras herramientas, en la comunicación organizacional la clave es planificar todo lo relacionado a este tema. Es decir, planificar desde la comunicación más pequeña e informal, hasta la más relevante.
Por ejemplo, crear estrategias que ayuden a difundir correctamente los mensajes usando los canales adecuados para su difusión. En ese sentido, no es lo mismo comunicar una información por las redes sociales de la empresa, que hacerlo a través de los canales internos de comunicación.
3- Mantener la transparencia
Por supuesto, hay información que no se puede comunicar. Sin embargo, aun en esos casos, es fundamental hacer saber el carácter confidencial de dicha información.
Lo importante acá es mantener la transparencia en todos los procesos comunicacionales de la empresa, para que los empleados estén al tanto de lo que sucede en la compañía. En consecuencia, mejora la comunicación en la empresa y el sentido de pertenencia de los empleados.
4- Mejores canales de comunicación en una empresa
Dentro de los mejores canales de comunicación en una empresa, tenemos a:
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- Las reuniones entre empleados, jefes de departamentos, etc.
- Emails corporativos, formales e informales.
- Carteleras informativas, tanto virtuales como en físico.
- Chats internos.
- Videoconferencias.
- Grupos de WhatsApp o Telegram.
- Redes sociales corporativas.
- Revista interna o blog corporativos.
- Intranet.
La comunicación en la empresa será eficiente cuando se le brinde la atención y la importancia requerida para poder aprovechar todas sus ventajas. Al contrario, si no se aplica una política comunicacional adecuada y constante, la empresa no podrá aprovechar los beneficios de una buena comunicación empresarial y finalmente, esto afectará tanto la rentabilidad como los objetivos de negocio.
Preguntas Frecuentes
¿Cómo influye la comunicación en la empresa?
La comunicación en la empresa influye de manera crucial en el éxito organizacional.
Permite una mejor adaptabilidad a los procesos de la empresa, optimiza los procesos de toma de decisiones, fomenta el compromiso de los empleados y fortalece las relaciones internas.
Además, contribuye al aumento de la productividad, la satisfacción laboral, la lealtad de los empleados y el fortalecimiento de una buena imagen corporativa. Sin olvidar, que agiliza la innovación tecnológica y empresarial, y facilita la resolución de conflictos y la gestión de crisis.
¿Como debe ser la comunicación en el trabajo?
La comunicación en el trabajo debe ser clara, articulada y comprensible para todos los miembros de la organización.
Debe promover espacios inclusivos, donde los empleados puedan expresarse respetuosamente, sin temor a ser juzgados.
Asimismo, debe establecer canales de retroalimentación efectivos, y ser la base para la cooperación y colaboración entre los empleados. Además, es esencial que permita trabajar de forma coordinada y efectiva, y que fomente un ambiente de confianza y tranquilidad.
¿Cómo lograr una comunicación efectiva?
Lograr una comunicación efectiva en la empresa implica la implementación de diversas prácticas.
En primer lugar, escuchar activamente a los empleados para entender sus aportes y preocupaciones.
En segundo lugar, planificar detalladamente todos los aspectos de la comunicación, tanto interna como externa.
Finalmente, mantener la transparencia en los procesos comunicacionales, incluso cuando se trata de información confidencial. La elección adecuada de los canales de comunicación también juega un papel esencial.
¿Cómo solucionar la falta de comunicación en una empresa?
La falta de comunicación en una empresa se puede solucionar implementando una estrategia de comunicación efectiva que incluya una escucha activa de los empleados, la planificación de la comunicación y la transparencia.
También es vital elegir y utilizar los canales de comunicación adecuados, que pueden incluir reuniones, emails corporativos, carteleras informativas, chats internos, videoconferencias y redes sociales corporativas, entre otros. Debe fomentarse la comunicación tanto formal como informal, siempre respetando la confidencialidad cuando sea necesario.
