Para que las actividades de una empresa se mantengan en orden, necesitan de planificación, estrategias, buena gestión de los líderes, pero también, de la aplicación de varios procesos.
Uno de ellos es el proceso administrativo de una empresa.
Este proceso hace referencia al buen manejo de los recursos de la empresa con el objetivo de optimizar el logro de metas en el menor tiempo posible.
Por supuesto, para que los procesos administrativos de la empresa se consideren exitosos requiere de muchos otros elementos.
¿Qué vamos a ver?
Qué son los procesos administrativos de una empresa
El proceso administrativo de una empresa es la gestión de forma eficaz y eficiente de todos los recursos internos que se encuentran dentro de la empresa.
Estos recursos incluyen al talento humano, herramientas tecnológicas, capital financiero, entre otros.
El objetivo, es lograr maximizar los esfuerzos y recursos disponibles para alcanzar las metas propuestas en el menor marco de tiempo posible.
Cabe destacar que el proceso administrativo de una empresa se caracteriza por:
- Ser una herramienta que ayuda en la correcta administración y utilización de los recursos de la organización.
- Contribuye a organizar eficazmente los procedimientos para así cumplir con metas y objetivos.
- Está alineado a los objetivos de la empresa y busca ser aplicado de manera efectiva y simple.
- Está compuesto por varias fases interrelacionadas divididas en:
- Mecánica: compuesta por la planificación y organización.
- Dinámica, compuesta por la ejecución y el control.
- Las fases que lo componen son cíclicas y repetitivas. En tanto que el ciclo de cada una se repite en función de cada objetivo propuesto.
- Debe estar al alcance de todos los miembros de una empresa.
- Puede ser aplicado en organizaciones de cualquier tipo, desde las compañías más grandes, hasta pequeños emprendimientos.
- Por lo general, es regulado por el departamento administrativo de la organización.
En conclusión, el proceso administrativo de una empresa es un elemento de gran relevancia dentro de las organizaciones. El motivo, es que influye directamente en el buen funcionamiento de cualquier compañía.
Cuál es la importancia del proceso administrativo
La utilidad del proceso administrativo radica en que funciona como una guía eficaz y rigurosa, de cómo la organización puede llegar a alcanzar sus metas de forma más productiva.
Cuando se aplica correctamente, permite un mejor aprovechamiento del recurso humano, mano de obra y de todos los recursos técnicos y materiales que posee una empresa.
Además, cada uno de los miembros de la organización debe obligatoriamente conocer su rol dentro del proceso. Esto es clave para la aplicación exitosa de un proceso administrativo de una empresa.
Cuáles son las etapas del proceso administrativo en una empresa
El proceso administrativo de una empresa se divide en 4 etapas, estas son:
1- Planificación
En esta etapa, se definen los objetivos y metas que debe cumplir la organización y los métodos, estrategias y acciones que debe llevar a cabo para lograrlo.
También, se desarrolla una planificación que incluya todas y cada una de las actividades futuras que se van a realizar en el marco de los objetivos que se desean lograr.
Este plan, debe implementarse obligatoriamente en el tiempo previsto para esto.
Entonces, en resumen, las actividades que se llevan en la planeación son:
- Predefinición de objetivos, metas y el tiempo en que deseen lograrse.
- Pronosticar la gestión administrativa.
- Establecimiento de estrategias con sus métodos y técnicas para ejecutarlas.
- Planificación de acciones frente a problemas futuros.
En esta primera etapa, también es clave el trabajo colaborativo de todos los empleados y directores.
2- Organización
Acá, se procede a distribuir cada actividad planificada en la etapa 1 entre los distintos departamentos, grupos de trabajo y demás involucrados de una empresa.
La intención, es asignar un objetivo a cada departamento de la organización, para que pueda ser cumplido con un mínimo valor de costos y con un grado de satisfacción más allá de lo esperado.
Dentro de las actividades de la organización se incluyen:
- Organización de recursos que serán utilizados en cada paso del proceso administrativo de una empresa.
- Selección detallada de los colaboradores más adecuados para el puesto que ocupan.
- Subdivisión de cada tarea en unidades de operación.
- Selección de una figura de autoridad y administrativa para cada departamento.
- Reunir materiales y recursos útiles para facilitarlos a cada departamento.
3- Ejecución
Para que la etapa de ejecución sea eficiente, debe obligatoriamente contar con la figura de un líder – gerente, que tenga plenas capacidades de dirigir, tomar decisiones, instruir y apoyar a todos los colaboradores que así lo requieran.
Aquí el objetivo es dar el primer paso en las acciones planificadas y organizadas en las etapas 1 y 2.
Las actividades de la ejecución son:
- Motivar a todo el personal a ejecutar las acciones planificadas y organizadas.
- Recompensar a cada colaborador por cada ejecución efectiva.
- Mantener la atención en las necesidades de cada colaborador.
- Velar por una comunicación fluida entre departamentos.
El control
Es la última etapa del procedimiento administrativo de una empresa.
Su objetivo, es garantizar que la organización esté bien enfocada y encaminada hacia la consecución de objetivos y el éxito.
En el control interno de la empresa, también se analizan los resultados obtenidos con la intención de realizar las distintas modificaciones necesarias para corregir fallas y puntos más débiles.
Dentro de las actividades de esta etapa, destacan:
- Verificar que todas las etapas del proceso se hayan cumplido a cabalidad.
- Comparación de los resultados obtenidos con la planificación previa.
- Evaluación y análisis de los resultados.
- Inicio de acciones correctivas en los casos que así lo requieran.
Mejores ejemplos del proceso administrativo de una empresa
Veamos el siguiente ejemplo de cómo sería el proceso administrativo de una empresa de dulces y golosinas:
Objetivo: se plantea una diversificación de sus productos con una nueva golosina que traerán al mercado.
Planificación:
- Definición de objetivos específicos y expectativas que la empresa tiene sobre la nueva golosina.
- Se establecen recursos y presupuestos.
Organización:
- Se establecen rutas de acción, orden de prioridades y responsables de cada actividad desde la producción de la golosina hasta su distribución y venta.
- Monitoreo de recursos, materia prima y equipos necesarios para la elaboración de la golosina.
Ejecución:
- Motivación del personal para que puedan cumplir con las expectativas de órdenes de producción de 5000 golosinas en 7 días, para ser distribuidas en tiendas y comercios.
Control:
- Se establecen los mecanismos necesarios para monitorear que cada acción planificada en relación a la nueva golosina se haya completado con éxito.
- Medición de la eficiencia del proceso, análisis de resultados y acciones correctivas para evitar que posibles fallas, se repitan en el futuro.
Otros 10 Ejemplos del Proceso Administrativo en Empresas
- Planificación de un evento corporativo: Organizar un evento de networking para empleados, seleccionando la fecha, el lugar y las actividades, siempre teniendo en cuenta el objetivo de mejorar las relaciones internas.
- Lanzamiento de un nuevo producto: Crear un plan detallado que incluya investigación de mercado, desarrollo del producto, estrategias de marketing y logística de distribución.
- Reestructuración de la empresa: Evaluar las estructuras actuales, identificar áreas de mejora y diseñar un nuevo organigrama que potencie la eficiencia y la comunicación.
- Contratación de personal: Establecer un proceso de selección que incluya la difusión de la oferta de trabajo, la revisión de CVs, entrevistas y la elección del candidato más adecuado.
- Capacitación de empleados: Implementar un programa de formación continua para mejorar las habilidades del equipo, utilizando talleres, cursos online y sesiones de mentoría.
- Evaluación de desempeño: Diseñar un sistema de evaluación que permita medir el rendimiento de los empleados de manera justa, basado en objetivos claros y feedback constructivo.
- Optimización de procesos: Analizar los procedimientos actuales, identificar cuellos de botella y proponer soluciones tecnológicas o metodológicas para aumentar la productividad.
- Campaña de marketing digital: Planear y ejecutar una campaña en redes sociales y correo electrónico para aumentar la visibilidad de la empresa y atraer nuevos clientes.
- Gestión de presupuestos: Elaborar el presupuesto anual de la empresa, prever gastos e ingresos y realizar ajustes trimestrales según las necesidades y resultados obtenidos.
- Responsabilidad Social Corporativa (RSC): Desarrollar un programa de RSC que involucre a la empresa en actividades comunitarias y medioambientales, reforzando la imagen corporativa y el compromiso social.
No cabe la menor duda que los procedimientos administrativos en las empresas son fundamental para el buen funcionamiento.
Lo importante, es analizar los aspectos desarrollados en este artículo antes de poner en práctica un procedimiento de tal magnitud, y de esta forma, garantizar resultados realmente óptimos.
